Inköpscentralerna som drivs av Kammarkollegiet och SKL Kommentus får sina intäkter genom provisioner. Ett antal kommuner landet över använder samma modell, det vill säga att leverantörerna betalar en procentandel av värdet av försäljningen på avtalen, till upphandlingsenheten.
I Karlskrona kommun infördes ”upphandlingsbonus” år 2007. Under de gångna tio åren har leverantörerna årligen summerat sina leveranser för att i januari betala in provisionen.
Nu ser det ut som om modellen kommer att försvinna i samband med att kommunens budget fastställs i juni månad.
Patrik Hansson, kommunstyrelsens socialdemokratiske ordförande i Karlskrona, säger till Sveriges Radio P4 Blekinge att han har svårt att försvara detta system. I och med att leverantörerna tagit höjd för provisionen har kommunen fått stå för kostnaden genom högre priser.
– Det här ger inga bra signaler och därför ska bonusen bort, säger Patrik Hansson.
Provisionen, som i fallet Karlskrona stått för en betydande del av upphandlingsenhetens budget, har kritiserats. Lokala leverantörer har ansett att det skapat administrativt krångel.
Enligt en rapport som Svenskt näringsliv publicerade för några år sedan har samma system används i kommuner som Göteborg, Varberg, Västerås och Växjö. Provisionsnivån verkar ligga på en procent eller, som mest, två procent.
Provisionerna uppträder under olika namn i de olika kommunerna. Vissa beskriver dem som förvaltningsavgifter medan andra använder begrepp som bonus eller avtalsadministrationsavgift.
Få fart på er avtalsförvaltning! Upphandling24 arrangerar en populär heldagsutbildning för dig som behöver kunskap, inspiration och verktyg för att påbörja eller komma vidare med ditt arbete med en strukturerad avtalsförvaltning. Läs mer här!
Det är ett generellt ofog att man tar ut provisionen för att finansiera upphandlingsenheternas arbete, det innebär i praktiken att man ”stjäl” pengar från andra delar av den kommunal verksamheten då verksamheterna får betala ett högre pris än vad som annars skulle varit fallet. Ta en större kommun som skall införskaffa ”digitala verktyg” till skolverksamheten för 10 miljoner, då går 200 000 – 250 000 kr till upphandlingsenheten istället för till it verktyg till eleverna, med ett pris på låt säga 3000 kr/styck så innebär det att 70-85 elever inte får något IT verktyg, är det verkligen korrekt användning av skattepengarna?
Det här är inget ”ofog” eller ”stöld” från en kommunal verksamhet. ”Öga för upphandling” du är enögd när det gäller viss verksamhet i förhållande till all kommunal verksamhet. Det du egentligen ska säga är ”skolan vill ha 250 tkr till”, inte att ”någon tar skolans pengar”. För det är inte skolans pengar från början, det är kommunfullmäktiges pengar. Menar du att kommunfullmäktige stjäl pengar av skolan? Om de har bestämt den här ordningen för att finansiera en viss central verksamhet, så är det bara att rätta sig efter det.
Hur tänkte du finansiera en central upphandlingsfunktion, om skolan ska behålla de 200-250 tkr som du anger som exempel? Om kommunfullmäktige ska skjuta till mer pengar så ska de tas någonstans ifrån. Ett sätt är att minska alla övriga nämnders budgetar, ett vanligt sätt att finansiera ökade satsningar. Eller så tar man av kommunens resultat. Då blir den totala kostnaden i kommunen högre, eftersom effekten blir att skolan får ett tillskott på 250 tkr.
Karlskronas kommunalråds invändning att leverantörerna tagit höjd för den kostnaden, är ju på gränsen till naiv. För min del förutsätter jag att leverantörerna har tagit höjd för avgiften. Det är väl självklart , hur ska ett privat företag annars kunna överleva om de inte kan finansiera sina kostnader?
Även om jag delar Jonas uppfattning att det inte är stöld, så är jag definitivt inte överrens om att det är en bra modell med provision och eller avgifter.
Förvaltningsrättsligt och även redovisningsmässigt så ser det märkligt ut när man redovisar intäkter från upphandlingsverksamheten. De exempel jag har sett har även dessa varit relativt trubbiga.
Upphandlingsverksamheten är lagstadgad och bör (i min mening) finansieras genom den kollektiva beskattningen. Verifiera antal personer och övriga kostnader och budgetera för detta. Som ett analogt argument, vill vi att HR-avdelningarna finansierar rekrytering i offentlig sektor genom att ta en avgift motsvarande 3 månadslöner för de personer de rekryterar till verksamheten?
Det finns för- och nackdelar med alla modeller.
Om vi pratar om upphandlingsstöd och nämnderna, så är den administrativa avgiften en indirekt skattefinansierad modell. Det är fortfarande skattemedel, bara att det går via nämndernas budgetar istället för att det budgeteras direkt till upphandlingsenheten. Ramfinansiering är en direkt skattefinansierad modell. Oavsett modell så är båda såklart obligatoriska, dvs du kan inte välja bort avgiften eller kostnaden.
Det är ju relativt vanligt att kommuner har olika interna köp-sälj-lösningar. Då uppstår det ju interna intäkter. Modellen finns inom många områden, t ex interna hyressystem, ekonomistöd, IT mfl. Sen kan man alltid diskutera styrningsfrågan. Ja det kan det vara, om du har bra beställarkompetens och duktig att följa upp.
Ditt exempel om HR finns redan! I Sundsvalls kommun har vi ett servicecenter inom ekonomi, HR, IT, kost mm. Den senaste rekryteringen jag deltog i kostade knappt en månadslön till servicecenter HR, 31.000 kr (plus annonsering). Jättebra, jag fick stöd enligt en förutbestämd process och rekryteringsstödet påverkas inte av en massa andra frågor som en ”egen” HR-avdelning kan råka ut för.