2011 valde politikerna i Sörmland och Västmanland att skapa en gemensam inköpsfunktion över landstingsgränserna. En lösning som fortfarande är den enda i sitt slag i Sverige.
Tio år senare kan enhetschefen Monica Orregård och verksamhetsutvecklaren Elisabeth Lindman, som varit med på tåget sedan 2012 respektive 2013, se tillbaka på en stor förändringsresa.
– Vi har gått från upphandlingsverkstad till en strategisk inköpsfunktion som arbetar med kategoristyrning, konstaterar Elisabeth Lindman.
Vid starten hade inköpsfunktionen, som styrs av en gemensam nämnd, Inköpsnämnden, men har sin organisatoriska hemvist i region Sörmland, 18 anställda.
I dag arbetar 56 personer på Inköp Sörmland Västmanland, fördelade på orterna Västerås, Eskilstuna, Nyköping och Katrineholm.
Den nya Inköpsorganisation fick i uppdrag att genom ett större projekt, se över roller och arbetssätt där ett antal spendanalyser ingick. Detta blev startskottet för det nya arbetssättet med kategoristyrning och e-handel.
– Vi har skaffat oss en helt annan kontroll på behoven och jobbar proaktivt. Vi har också fått verksamheterna att inse upphandlingens strategiska betydelse, även om vi inte är i mål där ännu, säger Elisabeth Lindman.
En stor utmaning initialt var tekniken, enligt Monica Orregård. Att under pågående upphandling till exempel kunna dela och arbeta i samma dokument, mellan de två landstingen, var till en början inte möjligt.
– För tio år sedan fanns inte alls samma lösningar som idag. En annan utmaning är att allt tar längre tid. Det gäller verkligen att vara uthållig. Vi har inte kommit igenom alla kategorier och vi jobbar också för att utveckla avtalsuppföljningen. Men det funkar inte med pekpinnar utan man måste vara pedagogisk, säger hon.
Genom åren har inköparna på enheten fått sällskap av funktionerna jurist, controller, enhetschef, kategoriledare, verksamhetsutvecklare och administratör.
– Sedan 2020 finns även region Sörmlands leverantörsreskontra-personal hos oss. Region Västmanland följer utvecklingen med intresse, säger Elisabeth Lindman.
I framtiden tror hon att specialister inom hållbarhet också kommer att knytas till enheten.
– Vi lägger allt mer fokus på de frågorna, säger Elisabeth Lindman.
Sörmland och Västmanland tillhör, tillsammans med bland andra Uppsala, den gemensamma varuförsörjningsnämnd som hade stora problem att få fram förbrukningsmaterial i början av corona-pandemin.
– Vi slet hårt för att få fram produkter och hjälpte varandra. Att vi är två regioner som samarbetar har absolut varit en stor fördel, säger Monica Orregård.
Ni är två regioner, kan det bli samarbete med fler?
– Jag ser det som fullt möjligt men det är inget som är nära förestående, säger Elisabeth Lindman, utan att utveckla resonemanget.
Ett mål med den gemensamma funktionen har förstås varit att sänka kostnaderna. Men om det verkligen blivit så har ännu inte följts upp. Man mäter i dagsläget möjliggjorda besparingar men inte realiserade besparingar.
Enligt Ann-Sofie Lillberg, som är chef för Inköp Sörmland Västmanland sedan 2020, är detta något man nu tittar på:– Vi jobbar för en utveckling av vår e-handel och vårt analyssystem som möjliggör att vi kan mäta och analysera ner på artikelnivå. Det möjliggör mätning av både avtalstrohet, hållbarhetseffekter och realiserade besparingar vilket skulle hjälpa oss mycket i både uppföljnings- och analysarbetet, säger hon.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Härligt att få höra om ert långsiktiga arbete och att det har gett resultat.