− Behovet av att stärka upphandlingsenheten är en upptäckt som växt fram under längre tid i en dialog mellan förvaltningar och kommunledningen. Det ger de övriga verksamheterna ro att fokusera på sitt arbete och innebär ekonomiska besparingar, vilket ledningen är medveten och mån om, förklarar Katja Bähr.
Nyrekryteringar är det första steget i satsningen på Tyresös upphandlingsenhet. Exakt hur många nya tjänster det blir är inte bestämt men utgångspunkten är att flera upphandlare och minst en administratör ska anställas.
− Vi har bestämt oss för att satsa på renodlade administratörer för att frigöra upphandlarnas tid. Istället för att de ska lägga tid på att arkivera och skicka ut avtal för signering är det bättre att vi har proffsadministratörer.
I samma veva passar man på att göra en kategoriansvarsuppdelning.
− Det ser alla som en positiv utveckling eftersom vi gör upphandlingar på en sådan bredd. Med kategoriansvar kan upphandlaren skaffa sig spetskompetens, vilket givetvis leder till vassare upphandlingar. När vi nu rekryterar kan försöka påverka så att vi får upphandlare med olika bakgrund.
Katja Bähr hoppas på att hitta upphandlare med varierande kompetensnivå och i olika åldrar. Hon ser att nyutexaminerade ofta har en god förmåga att tänka utanför boxen och komma med nya idéer, samtidigt som erfarna och rutinerade upphandlare utgör verksamhetens ryggrad. Kravet som ställs är antingen erfarenhet av upphandling eller relevant utbildning, inte nödvändigtvis inom upphandling eller inköp.
− Det som krävs är strategiskt ett och logiskt tänkande som man kan få genom en akademisk examen inom till exempel juridik eller ekonomi. Handlar det om entreprenadupphandlingar ger en civilingenjörsexamen ett stort försprång. Vi har medvetet ställt ganska öppna krav i arbetsannonsen med risken för många sökande, men det är i så fall ett kärt besvär.
För att göra omstruktureringen möjlig övergår upphandlingsenheten samtidigt till intern debitering enligt en modell som Katja Bähr själv jobbat fram tillsammans med kommunens ekonomichef.
− Vi har tagit fram modellen i samråd med våra förvaltningschefer men också kollat runt lite och pratat med andra upphandlingschefer. Tanken är att kostnaden för upphandlingsenheten ska vara kopplad till nyttan och det hela innebär att vi får betalt för reellt arbete. Det ställer lite nya krav på tidsredovisning och nya rutiner men det en förutsättning för att kunna göra den här satsningen.
Katja Bähr tillträdde som upphandlingschef strax före sommaren 2017 och har sedan dess satt sig in i verksamheten och sett hur den kan utvecklas.
− Med tillväxten i kommunen ökar behovet av upphandling och det ser vi som en positiv utveckling. Samtidigt finns det i kommunen en stark tro till att väl genomförd inköpsplanering och noga genomtänkta krav i upphandlingar leder till goda, affärsmässigt upphandlade avtal.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Bra! Härligt att se att Tyresö inser nyttan och relevansen av effektiv upphandling!