Inför sin avhandling har Gabriel Karlberg, forskare vid institutionen för redovisning och finansiering vid Handelshögskolan i Stockholm, studerat upphandlingen av ett stödboende i en av Sveriges större kommuner. Han beskriver styrningen av outsourcad offentlig service som en balansakt mellan fasthet och flexibilitet:
– Min studie visar att det finns behov av en annan syn på leverantörer, inom ramarna för lagen om offentlig upphandling, där man i större utsträckning ser varandra som partners som arbetar gemensamt, säger Gabriel Karlberg.
I studien tvingades parterna tidigt att omförhandla avtalet. Avhandlingen diskuterar huruvida formella detaljkrav på egen hand kan hantera komplex offentlig verksamhet med stort behov av flexibilitet.
Slutsatsen är att det behövs ett manöverutrymme för att hantera förändrade förutsättningar så att en verksamhet ska fungera.
– Alla ambitioner om att utforma ”det perfekta FFU:et” bör därför läggas åt sidan.
Gabriel Karlberg, betonar att varje ska-krav noga bör övervägas och bör, om möjligt, uttryckas i funktionella termer. Detta dels för att om möjligt begränsa framtida risker för inlåsningseffekter.
– Dessutom kommer färre krav att öka möjligheten för leverantörer att kvalificera sig, vilket kan leda till en ökad konkurrens.
Enligt avhandlingen bör styrningen av outsourcad offentlig service ses utifrån ett bredare perspektiv – bortom LOU, förfrågningsunderlag och anbud. Vad är ditt viktigaste praktiska råd?
– Satsa på förtroendeskapandet mellan parterna. I studien framkommer att socialförvaltningens rädsla för opportunistiskt beteende, där informella kontakter initialt valdes bort, fick negativa konsekvenser. Dialog och ökad förståelse kan till exempel främjas före framtagandet av förfrågningsunderlaget.
Ser du något alternativ till upphandling av komplexa verksamheter?
– Enligt min mening borde upphandlare och politiker i större omfattning fråga sig och utvärdera vilken offentlig verksamhet som kan styras inom ramen för ett FFU.
Varför har du valt att studera just stödboende?
– Fallstudiens objekt valdes bland annat ut eftersom socialtjänst, likt övrig omsorg i forskningslitteraturen setts som en mer komplex tjänst, med behov av högre grad av flexibilitet.
Få fart på er avtalsförvaltning! Upphandling24 arrangerar en populär heldagsutbildning för dig som behöver kunskap, inspiration och verktyg för att påbörja eller komma vidare med ditt arbete med en strukturerad avtalsförvaltning. Läs mer här!
Jag håller helt med om detta i generella termer och synpunkterna kan kopplas mot alla typer av komplexa upphandlingar där leverantörsvalet blir till ett partnerskap.
Baksidan är utvärdering och grunder för att verkligen få med bedömningskriterier som spelar roll för ”slutkunden” eller den egna organisationen.
Då större delen av mitt yrkesverksamma liv varit i den privata sektorn är detta inte ett problem där utan där får man gilla sina tidigare beslut och jobba med ständiga förbättringar i relationen för att hålla jämna steg med marknaden i övrigt (helst ligga före marknaden naturligtvis).
Att byta samarbetspartner på den privata sidan vore en katastrof då det alltid innebär att man tappar tempo och initiativ.