Ledorden inför Alingsås kommuns upphandling av måltider för barn och seniorer var kvalitet, måltidstrivsel, miljö, närodlat och närproducerat. Denna typ av värden är ofta svåra att försvara i en upphandling och därför inspirerades man av byggbranschen:
– Vi valde att upphandla ett partneringliknande förhållande, vilket är vanligt inom byggbranschen, men vad jag vet aldrig har förekommit i måltidsentreprenadbranschen, säger Julianna Olofsson, marknadsansvarig och upphandlingskonsult på E-avrop, som ansvarat för upphandlingen.
Strävansmålet att jobba tätt tillsammans med kommunen för att utveckla måltidsverksamheten är centralt i partneringavtalet. Alingsås har ett ambitiöst livsmedelsprogram. Julianna Olofsson poängterar att avtalet inte är så ensidigt formulerat som det ibland kan vara i denna typ av upphandlingar:
– Här bäddas det för att både kommun och leverantör ska vinna på affären.
Upplägget vann branschens gillande. Det bevisas bland annat av intresset för upphandlingen:
– Att få inte färre än fyra anbud gör gott för konkurrensen när snittet för riket enligt Konkurrensverkets färska siffror för denna typ av upphandlingar ligger på 2,2 anbud.
Julianna Olofsson berättar att en möjlig anbudsgivare inför upphandlingen berättade att man inte avsåg att delta om underlaget ”såg ut som tidigare”.
Rent praktiskt gjordes affären mer attraktiv genom att en rad affärsrisker rensades bort. Entreprenören har exempelvis full tillgång till köken – och kan komplettera de offentliga måltiderna med cateringverksamhet. Det finns fler exempel på affärsrisker som tagits bort:
– När en ny förskola tillkommer täcker kommunen startkostnaderna innan verksamheten är i full gång.
Upphandlingen, som vanns av Sodexo, ligger just nu i förvaltningsrätten. Den tidigare entreprenören ISS har lämnat in en ansökan om överprövning – som dock inte riktar sig mot partneringmodellen.
Förra upphandlingen lämnades fyra anbud in, lika som i denna,trots parteringupplägg
Förra upphandlingen kunde kvalitet värderas i fyra anbud, i denna i ett anbud
Förra upphandlingen hade låg affärsrisk (ingen hyra), i denna var det över 9 miljoner i årshyra
Hej Michael,
Då är vi inte överens om vad en affärsrisk är. För mig är en affärsrisk något som en leverantör inte kan förutse vid anbudsgivningen alternativt långtgående krav som inte är möjliga att uppfylla utan att ta en betydande risk eller krav som gör att leverantören inte kan förutse de ekonomiska konsekvenserna av kraven m.m. Kravet på hyra är tydligt specificerat med ett belopp i förfrågningsunderlaget och är således inte en affärsrisk då leverantören faktiskt kan ta hänsyn till den kostnaden när denne lämnar sitt anbud.
Innan vi började arbeta med förfrågningsunderlaget fick vi tydliga indikationer från olika aktörer i branschen att om vi genomförde upphandlingen på samma sätt som förra gången skulle man sannolikt inte lämna anbud. Vi fick höra att i förra upphandlingen var affärsriskerna för höga och det var svårt att lämna relevanta priser baserade på affärsmässiga beslut då förfrågningsunderlaget var för otydligt.
Vi vill självklart göra en bra affär men vi vill också att vår leverantör ska göra en bra affär. Därför har vi försökt minimera leverantörens affärsrisk genom att så tydligt som möjligt specificera förutsättningarna för uppdraget i förfrågningsunderlaget. Avtalet innehåller även en omförhandlingsklausul som båda parterna kan använda sig av vid behov. Vi kommer också under avtalstiden att betala för den utveckling av tjänsten som genererar ytterligare kostnader för leverantören. Om utvecklingen leder till kostnadsminskningar ska detta gynna båda parter.
Av din kommentar framgår tydligt att du helt har missuppfattat utvärderingsmodellen. Vi har använt oss av begränsad kontroll i enlighet med upphandlingslagstiftningen. Vi har inte utvärderat något utöver de svar och priser som anbudsgivarna lämnade i sina anbud. Vi har bara säkerställt att de utfästelser som vinnande anbudsgivare har gjort i sitt anbud med all sannolikhet kommer att uppfyllas under avtalstiden. Detta bekräftades av vinnande leverantören i samband med en anbudspresentation. Om leverantören trots sin försäkran inte uppfyller de ställda kraven under avtalstiden, blir det en fråga som inte prövas inom ramen för LOU utan hanteras i enlighet med de klausuler som finns i avtalet.
Någon kvalitet värderades inte i upphandlingen då man inte kan värdera kvaliteten i utförandet av tjänsterna innan de har utförts. Vi kommer å andra sidan att nogsamt följa upp avtalet under avtalstiden.
Bästa hälsningar
Julianna Olofsson
e-Avrop AB
Ursäkta men jag måste säga att jag inte förstår vad det står i denna artikel. Den är uruselt skriven. Vore intressant att veta vad ”partneringliknande förhållande” är. Det framgår inte av texten. Att göra en upphandling där alla parter ska vinna på affären är väl ett mål alla bör ha? Att inte dölja risker i FFU är väl också en naturlig del i en affär?
Hej Gun,
Det är jag som är den urusle skribenten. Tillsammans med den artikel som vi publicerade om denna upphandling i november hoppas jag ändå att vi lyckats skildra denna affär på ett förståeligt sätt.
Läs gärna den tidigare nyhetsnotisen på https://fel.inkopsradet.se/bransch/livsmedel/sa-utokar-alindelen-narodlat/ – som såklart borde ha länkats i denna text. Det fixar jag omgående!
//Per