Så introducerar Landskrona stad (46 500 invånare, Skåne län) dynamiska inköpssystem, Dis, med en tanke att metoden ska utgöra en viktig del av kommunens upphandlingar i framtiden.
Stina Öberg, entreprenadupphandlare vid stadsledningskontoret inom Landskrona stad, kan sägas ha tagit med sig Dis från studietiden.
-Mitt examensarbete när jag läste till offentlig upphandlare 2018 handlade om Dis inom Simrishamns kommun, där jag upprättade dynamiskt inköpssystem för tekniska konsulttjänster.
-Under mina två år inom Landskrona stad har jag försökt hålla ögonen öppna för att komma med förslag om passande Dis. Faktiskt tog jag upp det redan under anställningsintervjun, säger Stina Öberg, som även är utbildad civilekonom med en bakgrund som bland annat redovisningschef och internkonsult innan ”karriärväxlingen” till offentliga inköp.
Besiktningstjänster till nytta för främst kommunens allmännytta, Landskronahem, har fått bli stadens första Dis.
Sedan den 1 maj ifjol finns inköpssystemet på plats till ett beräknat värde av åtta miljoner kronor under fyra års giltighetstid.
Fem godkända leverantörer inledningsvis har växt till 13 efter snart ett år. Landskrona stad ”bjuder in” till att lämna anbud ungefär en gång i månaden.
Stina Öberg är mer än nöjd med utfallet hittills.
-Vi har fått bra kvalitet i de tjänster som levererats och när man väl har alla bitar på plats efter att byggt upp Dis och de första leverantörerna kvalificerat sig blir allt väldigt smidigt.
-Just för de här tjänsterna saknades ramavtal och det var uppenbart att vi inte kunde fortsätta ha det så. Det var egentligen bara en fråga om ramavtal eller Dis.
Vad var viktigt i uppbyggnaden?
-Att jobba ordentligt i vår egen organisation för att sälja in modellen till våra beställare. Däremot gick vi faktiskt inte ut på marknaden och stämde av utan vi bara körde i det perspektivet.
Landskrona stads Dis bygger på grundläggande kvalificeringskrav för teknisk och yrkesmässig kompetens, jämte krav på ekonomisk ställning och finansiell stabilitet.
-Därmed har vi fått det breda inköpssystem för besiktningstjänster som vi hade som mål – mer än bara garanti- och slutbesiktningar. Genom att ha en ganska öppen Dis så kan vi ställa krav när uppdragen annonseras i stället.
Stina Öberg säger att Landskrona stad sett över sina mallar sedan starten för att göra det mer intressant för leverantörerna att lämna anbud. Vissa krav som referenser har också tagits bort. Men däremot har krav lagts till om att huvudbesiktningsman ska vara anställd av leverantören och inte anlitas som underkonsult.
-Jag upplever att leverantörerna agerar tryggare nu – i början fick vi inte en del överflödiga handlingar. Det är lite av en utvecklingsresa för båda parter, även om jag har känt mig trygg med Dis för just det här området hela tiden efter erfarenheter från arbete med större DIS tidigare.
I valet mellan Disoch ramavtal råder det ingen tvekan för Stina Öberg.
-Den största skillnaden är möjligheten med Dis för nya leverantörer att ansluta i stället för att vara fast med ett antal leverantörer i ett ramavtal och med risk för att de inte presterar eller att man kan få problem med leveranser.
-Jag kan uppleva att ramavtal känns lite föråldrat. I de fall man använder sig av förnyad konkurrensutsättning kan man lika gärna göra det som ett Dis. Med ny lagstiftning från den 1 februari för upphandlingar under tröskelvärdena så har man också tagit bort regleringen för hur Dis ska hanteras. Där har vi ett jobb att göra kring att fundera mer hur vi kan dra nytta av den ökade valfriheten, säger Stina Öberg.
Hon summerar fördelarna med flexibilitet vid anbudsinbjudan, att det är öppet för nya leverantörer att ansluta, den valfria giltighetstiden och möjlighet att avsluta i förtid.
Landskrona stads inköpsavdelning hoppas på fler Dis. Inköpschef Peter Ljungbro säger att han är övertygad om Dis som ett bra verktyg för att bland annat få flera leverantörer och ha ett inköpssystem som är flexibelt.
-Dis är definitivt ett framtidsverktyg som ett många gånger bättre alternativt till de traditionella ramavtalen. Även om Dis funnits en tid nu så är det inte många kommuner som har valt att utnyttja möjligheten ännu, konstaterar han.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Bra jobbat Stina!
Tack chefen ????
Så bra detta kommer att vara ! Fantastiskt arbete Stina!
Tack Evin, vi gör fler tillsammans!
Hej
”Med ny lagstiftning från 1 februari för upphandlingar under tröskelvärdena så har man också tagit bort regleringen för hur DIS ska hanteras.”
Jag förstår inte riktigt den kommentaren .
Vad ska ändras på?
Vad kan man ändra?
Det går väl inte att ändra i DIS som är gjorda före den 1 feb. 22?
Vi har ett 10-tal DIS och flera på väg, så det vore bra om vi kan underlätta arbetet på något sätt. Tar gärna emot tips.
Hej Gun,
Huruvida man kan ändra redan inrättade DIS låter jag vara osagt, troligen inte? Däremot nya DIS under tröskelvärdet borde man vara fri att ”hitta på” nya tillämpningar så länge de följer de grundläggande principerna för upphandling. Men har som sagt inte tänkt färdigt om detta.
Lägg gärna till mig på linkedin så kan vi utbyta idéer och erfarenheter?
Mvh Stina
Det låter spännande. Skulle vara kul att se det på plats och få veta mer om hur det fungerar i praktiken.
Vi tar det senare i vår Christina! Kul att du är intresserad ????
Hur bra är DIS till sättet som verktyg då systemet ska administreras, underhållas och efterlevas vid avrop?
Flertalet av de synpunkter för förbättring som offentlig sektor får från marknaden inom offentlig upphandling handlar om affärsrelationen, att man som leverantör till de offentliga inte får något vettigt förhållande till den upphandlande myndigheten, att det är svårt att avsätta resurser för sin verksamhet och planera med anställningar för att sedan stå i givakt när myndigheten ropar.
Hela LOU-processen blir ju förenklad vid ett DIS för att sedan lägga allt fokus hos den som gör beställning från DIS:et. Blir det verkligen bättre i alla lägen?
Ska leverantörer vara med på 1000 olika DIS i 250 olika kommuner och inte få mer jobb än just den förfrågan som sker i DIS:et? Det måste bli kostnadsdrivande i förlängningen, både till administration hos myndigheten och hos leverantörerna – som dessutom får en ännu större osäkerhet än i ramavtal. Ett ramavtal kan man vinna och veta förutsättningarna och konkurrensen i 4 år. I DIS:et vet du ingenting.
Intressant frågeställning!
Allt beror ju på vad man jämför DIS med. Att administrera ett DIS är inte särskilt betungande, tycker jag.
Med ”lagom” antal anslutna leverantörer bygger du dessutom en relation genom dialog mellan avropen med synpunkter på dina mallar t ex.
Avropen går relativt snabbt, jämfört med förenklat/öppet förfarande. Men ett ramavtal med rangordning ger förstås snabbast avrop.
Fördelar finns även för leverantörer som inte blir utelåsta från att sälja till UM under ramavtalets löptid, de kan ansluta när som helst under DiS giltighetstid. Gynnar således även nyetablerade företag.
Men DIS passar förstås inte till allt. Och absolut kan jag förstå din synpunkt om att leverantörer får ansluta sig till många DIS. Alternativet kan ju dock vara att bli utelåst från affärer under ett ramavtals löptid eller att få lämna anbud i ”vanliga” upphandlingar utan att veta någonting om konkurrensen. .
Mvh
Stina