För att effektivisera inköpen gäller det att börja med att ta reda på hur det ser ut idag. Spendanalys ger den nödvändiga översikten.
– Detta till trots tycker jag att området är eftersatt, säger Helena Brynolfsson, som äger och driver Prosourcia som står bakom Inköpsbarometern.
Hon poängterar att en spendanalys innefattar mer än bara en sammanställning av en organisations inköpsmönster:
– För ett bra resultat krävs en väl genomtänkt arbetsinsats från start till implementering. Det gäller att avsätta tid och resurser.
Enligt Inköpsbarometern, som denna gång fokuserar kring just spendanalys, ligger privat sektor ligger fortfarande före det offentliga i användning. Helena Brynolfsson noterar dock att offentlig sektor kommer starkt.
– Oavsett sektor har en förkrossande majoritet av dem som medverkat i Inköpsbarometerns undersökning positiva erfarenheter av spendanalysarbete.
Endast en procent av dem som svarat ifrågasätter om detta verkligen är något för dem. En majoritet tycker att största nyttan med spendanalys är att det ger koll och insikt.
– Genom att skapa sig en övergripande helhetsbild över organisationens inköpsmönster lägger man grunden för att kunna visa på trender, analysera köpbeteenden och följa upp över tid.
Målet är att möjliggöra strategiska ställningstaganden samt identifiera förbättringsmöjligheter och besparingspotentialer. Såväl företag som det offentliga har pengar att spara:
– Erfarenhetsmässigt ska spendanalys i kombination med kategoristyrt inköpsarbete möjliggöra besparingar på 7-35 procent.
Klart är också att det inte saknas utmaningar när det kommer till att införa och arbeta med spendanalys. För att analyserna ska bli bra är korrekt, rätt strukturerad, relevant och jämförbar indata avgörande.
– Utan en klar bild om varför du gör en spendanalys och utan en klar bild av vad den ska innehålla och resultera i är risken stor att analysarbetet blir en besvikelse och inte ger de resultat som ni förväntat er eller skulle kunna uppnå.
Vad behövs i form av stödsystem? Oväntat lite, enligt Helena Brynolfsson:
– Inköpsbarometern visar att många med framgång använder Excel. Egenbyggda spendverktyg och kommersiella lösningar är andra alternativ.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer