Skapa ditt eget förfarande – och skriv ut det i underlaget
När man läser förarbetena till de nya bestämmelserna kan man se att lagstiftarens avsikt varit att förenkla reglerna om så kallade icke-direktivstyrda upphandlingar så mycket som möjligt. Som en effekt av det har lagen rensats från många paragrafer, och varken det förenklade eller urvalsförfarandet syns längre till.
Även om det i framtiden finns en mycket stor frihet att utforma sitt eget förfarande, ska det alltid anges underlaget hur förfarandet går till i praktiken. Se därför över vilka ”standardförfaranden” som är relevanta för er att använda i framtiden och gå igenom era mallunderlag.
I samband med det kan det vara värt att ställa sig frågan om de mallar som finns i dag tillräckligt tydligt beskriver de förfaranden och tillvägagångssätt som ni vill använda. Om ni exempelvis alltid har för vana att använda begränsad kontroll behöver det i framtiden skrivas ut i underlaget, eftersom lagbestämmelsen om begränsad kontroll försvinner.
Ta även tillfället i akt att göra en allmän översyn av era mallar när ni ändå går igenom dem. Kanske finns det även andra delar som behöver uppdateras, exempelvis avsnitten om takvärden/takvolymer?
Håll koll på vad som tagits bort – men ändå gäller!
Som tidigare nämnts stryks majoriteten av förfarandebestämmelserna i de gamla 19 kapitlen. Det innebär däremot inte att det numera är fritt fram att göra hur man vill när det kommer till upphandlingar som inte omfattas av de direktivstyrda reglerna.
I förarbetena är regeringen nämligen tydlig med att många av de förfaranderegler som styrks ändå gäller för upphandlingar som genomförs enligt de nya 19 kapitlen, som en följd av de grundläggande principerna.
Det gäller bland annat reglerna om hur man måste behandla anbudsgivare som deltagit i arbetet med själva upphandlingen och användandet av tilldelningskriterier.
För att inte råka göra fel i framtiden kan det därför vara värt att gå igenom de bestämmelser som stryks, för att inför framtiden hålla koll på vad som ändå gäller.
Gå igenom riktlinjer och policyer – ta till vara på nya direktupphandlingsgränser
En av de nyheterna i de nya 19a kapitlen (direktupphandlingskapitlen) är de höjda direktupphandlingsgränserna.
Till att börja med höjs den generella direktupphandlingsgränsen till 700 000 kronor för LOU och till 1 200 000 kronor för LUF. Detta gäller för alla varor, tjänster och byggentreprenader.
Dessutom höjs direktupphandlingsgränsen till hela 7 701 675 kronor för tjänster som omfattas av den nya bilaga 2, för sociala och andra särskilda tjänster. Det innebär att det i framtiden är möjligt att direktupphandla exempelvis förmedling av läkare och vårdpersonal, hotell och restaurangtjänster och juridiska tjänster till detta belopp.
För att inte gå miste om de nya utvidgade möjligheterna att direktupphandla till högre värden kan det vara viktigt för varje upphandlande organisation att gå igenom de egna interna policyerna och riktlinjerna. Inte sällan finns det nämligen interna regler i denna typ av dokument som styr när en direktupphandling måste konkurrensutsättas eller till och med annonseras vid en viss värdemässig gräns.
Det kan vara mycket värt att se över sådana gränser i samband med att direktupphandlingsgränsen nu höjs, och i vissa fall blir tio gånger högre än tidigare. I sådana fall kanske det inte längre är rimligt att exempelvis kräva konkurrensutsättning vid samma belopp som förut.
Upphandlande organisationer som tillämpar LUF får en försenad julklapp
Ibland blir julklappar försenade. Nu för tiden är det inte sällan postgången som är boven i dramat. Den här gången rör det sig i stället om en lagstiftare som i sin allmänna lagstiftningsiver verkar ha gjort det svårare för upphandlande enheter i LUF att använda ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering än vad som egentligen varit nödvändigt.
I dagsläget får upphandlande enheter nämligen övergå till ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering när det inte lämnats några lämpliga anbudsansökningar eller anbud. Denna möjlighet finns däremot bara om den ursprungliga upphandlingen genomförts som ett öppet eller selektivt förfarande.
Någon liknande begränsning i förhållande till dessa förfaranden finns däremot inte i det bakomliggande direktivet, utan här har den svenska lagstiftaren varit extra hård mot de svenska upphandlande enheterna.
Från och med den 1 februari kommer däremot julklappen i och med att kravet på att det föregående förfarandet ska ha varit ett öppet eller selektivt tas bort. I framtiden krävs det bara att det föregående förfarandet ska ha annonserats, för att undantaget ska kunna användas (så länge de övriga kraven också är uppfyllda).
Alla upphandlande enheter borde därför läsa bestämmelsens nya lydelse (se 6 kap. 5 § LUF) och fundera på när de kan använda undantaget, för att förbereda sig på att ta tillvara möjligheten när den väl dyker upp i framtiden!
Att tänka på:
- Känn stor frihet att skapa egna förfaranden – men dokumentera dem ordentligt i underlagen.
- Skapa interna checklistor för saker som tagits bort men ”ändå gäller”. Skyldigheten att behandla leverantörer som deltagit i förberedelserna av upphandlingen är en sådan.
- Se till att ni kan utnyttja de nya direktupphandlingsgränserna genom att gå igenom interna policyer, styrdokument och riktlinjer. Se till att ni inte binder ris åt egen rygg i onödan genom att ställa upp för höga krav på era anställda även vid direktupphandlingar av små belopp!
- Om du upphandlar enligt LUF får du den 1 februari möjlighet att använda ett förhandlat förfarande i fler fall. Missa inte det!
Viktor Robertson
Advokat och Senior Specialist vid advokatfirman Kahn Pedersen
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer