I augusti 2021 gick Växjö kommun ut med att man skulle iföra ett dynamiskt inköpssystem (Dis) för färsk frukt, grönsaker och rotfrukter. Satsningen beskrevs som ett led i arbetet att erbjuda affärsmöjligheter för lokala leverantörer som annars begränsas av mindre produktionsvolymer.
– Upphandlingsformen ökar möjligheterna för nystartade, små- och medelstora företag samt lokala leverantörer att konkurrera om kontrakten över tid. Vi kommer arbeta med upplägget för detta nya arbetssätt och kommer bjuda in intresserade leverantörer till en dialog i närtid, sa upphandlingschef Tina Storbjörk till Upphandling24.
Men arbetet drog ut på tiden. Först nu i juni har upphandlingen annonserats ut.
Tina Storbjörk ger flera förklaringar. Dels har man valt att komplettera med ytterligare ett produktområde vid sidan av det gröna: kött och charkuterier. Dessutom är det inte bara Växjö utan ytterligare sex andra kommuner i Kronoberg som finns med (se vilka nedan).
Alla leverantörer som uppfyller de obligatoriska kraven (exempelvis ekonomisk status) kan anmäla sig till systemet. De är inte garanterade några volymer och kan också välja att kliva av när de vill.
När en verksamhet i någon av kommunerna vill göra inköp går en förfrågan ut till alla anmälda leverantörer. Verksamheterna kan välja enstaka inköp eller avtala om återkommande leveranser över en viss tid, enligt Tina Storbjörk.
– En skola kan köpa in gröna äpplen en gång eller välja att teckna avtal för hela terminen, exemplifierar hon.
Om upphandlingen behöver efterannonseras eller inte beror på värdet, precis som vanligt.
– Vi får se om vi ska efterannonsera upphandlingarna separat eller om vi kan göra det samlat på något sätt.
En viktig del i förberedelserna har varit att ta fram tydliga och enkla dokument som fungerar väl för mindre leverantörer.
– Vi tar hjälp av LRF, som vi haft en dialog med hela tiden, och kommunernas näringslivsavdelningar för att sprida information. Vi kommer också att delta i en matmässa i höst. Målet är att åtminstone få tio leverantörer inom varje område.
Tina Storbjörk är mycket positiv till Dis, som Växjö kommun har goda erfarenheter av.
– Vi har ett för personbilar och lätta lastbilar som fungerar bra. Det är enkelt att följa kravställandet och de lokala bilhandlarna har goda möjligheter att delta, säger hon.
Hon tror dock att det kan bli svårare med livsmedel.
– Verksamheterna är inte vana att speca sina behov på det här sättet utan avropar från ett beställningssystem. Därför börjar vi med ett fåtal beställare på lite större kök.
Dis är ett komplement till de befintliga avtalen ramavtal med leverantörer av livsmedel.
– I de upphandlingarna har vi angett att tio procent av volymerna kan komma att ligga utanför avtalen. Vi har bara fått positiva reaktioner, säger Tina Storbjörk.
Blir det här dyrare än tidigare?
– Det vet vi inte ännu. Det är en av faktorerna vi tar med oss in i utvärderingen, säger Tina Storbjörk.
De kommuner som deltar är Växjö, Alvesta, Lessebo, Ljungby, Markaryd, Uppvidinge och Älmhult. Tingsryd, den åttonde kommunen i Kronobergs län har valt att avstå.
– Tingsryd har egna upphandlade avtal som täcker våra behov kopplat till vad Disen motsvarar, som vi är nöjda med och det har fungerat bra historiskt sett. Därav valde vi att inte gå med i länets Dis, skriver upphandlaren Linda Loorentz i ett mejl.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Intressant upplägg! Ska bli kul att följa utfallet!