Avtalsstarten 1 april gick inte omärkt förbi. Med en matmässa på kommunens gymnasieskola uppmärksammandes det nya avtalet med en möjlighet för Trelleborgs kommun att sprida kunskap och för leverantörerna att visa upp sina produkter.
Delar av upplägget kring livsmedelsupphandlingar har Trelleborgs kommun (46 600 invånare, Sveriges sydligaste kommun) använt sig av tidigare, andra delar har kommunen ”vässat” med önskat resultat.
– Det har funnits mer tid för hela processen och att gå igenom vilka produkter som vi behöver samt bygga upp ett bra samarbete med våra beställare., säger Camilla Andersson, ansvarig upphandlare som inhyrd konsult från Serkon i Vellinge.
Hon pekar på att det nya avtalet har lokala leverantörer för kött, mejeriprodukter och konditori och bröd samt att ett arbetssätt med att nå ut till den lokala leverantörsmarknaden vid olika tidpunkter har fungerat.
– Sedan får man anpassa det efter intresse och att det kanske finns kunskap sedan tidigare, säger Camilla Andersson.
– Vi bjöd in till en informationsträff tidigt och har erbjudit en anbudsskola – en sådan genomfördes som en del av förra upphandlingen och nu såg vi efter att ha pejlat intresset att den inte efterfrågades.
Camilla Andersson tillägger:
– Enbart att vi vänder oss aktivt till leverantörsmarknaden tror jag ger möjlighet till att fler små producenter får chansen att lämna anbud. När väl upphandlingen gick ut så direktinformerade vi också mindre leverantörer att det då fanns chansen att delta i upphandlingen.
Det fyraåriga ramavtalet har en indelning i fem produktområden, samma som under förra avtalsperioden.
– Vi var inne på att bryta ner det lite till men efter att ha scannat marknaden så kände vi att fem kategorier ändå var lagom, säger Camilla Andersson.
Trelleborgs kommun strävar efter att öka andelen ekologiska produkter och i den delen blir det nya avtalet ett lyft, från nuvarande omkring 23 procent till omkring 40 procent.
– Vi har 77 procent ekologiskt upphandlade varor på färskt kött, 83 procent ekologiskt på mejeriprodukterna och 28 procent ekologiskt hos vår huvudgrossist. Förutom detta försöker beställarna i kommunen välja både svenskt, närodlat eller ekologiskt vid beställning av frukt och grönt, säger Camilla Andersson.
Torbjörn Larsson, kökschef på en av kommunens skolor, har arbetat med upphandlingen och lyfter fram de höga ambitioner som kommunen har.
– Politikerna satte i första skedet 25 procent ekologiskt som mål men från måltidsavdelningen försöker vi sträva mot minst 60 procent år 2030 som är målet i den nationella livsmedelsstrategin. Gärna ännu lite högre, säger Torbjörn Larsson.
Andra kommuner har valt att skära ner andelen ekologiska produkten när maten blivit dyrare.
– Så man kan säga att Trelleborg går lite mot strömmen, men vi har också fått utökad budget för att klara det. Vi fick ett tillskott på 15 procent i januari för att klara ökade livsmedelskostnader och nu är det aktuellt med ytterligare 10 procent. Det känns riktigt bra att vi får mer ekologiskt och lokalproducerat i det nya avtalet, säger Torbjörn Larsson.
Inom Skåne är kommunens definition av lokalproducerat och gällande ekologiska produkter har Torbjörn Larsson ett förtydligande.
– Helst använder vi begreppet giftfri mat.
Torbjörn Larsson har ingått i en arbetsgrupp för de kommunala köken som haft ansvar att gå igenom olika produkter.
– Det tar väldigt mycket tid och där behöver vi nog dela upp jobbet på fler personer. Samtidigt har det varit viktigt att få full koll på produktnivå.
I likhet med förra avtalsstarten genomförde Trelleborgs kommun nyligen en matmässa på den lokala gymnasieskolan för att markera starten av en ny avtalsperiod.
– Det har varit lyckat och hade ännu fler besökare den här gången. Ett bra sätt att komma ut och presentera produkterna med möjligheter till provsmakning, säger Torbjörn Larsson.
Camilla Andersson tillägger:
– För oss är det ett smidigt sätt att presentera de nya avtalsleverantörerna och även uppmärksamma beställarna på produkterna och vilka man ska köpa av framöver. Att hjälpa dem att göra rätt.
Martin & Servera är huvudgrossist för det nya avtalet med övriga leverantörer per kategori: Mejeri – Skånemejerier Frukt och grönt – Grönsakshallen Sorunda, Konditori och färskt bröd – Franckes Bageri i Trelleborg, Kött – Bondens Skafferi (en sammanslutning av skånska bönder).
Det samlade avtalsvärdet för de fyra åren är 133 miljoner kronor.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer