-Volymen påverkas utifrån hur bra man presterat som en viktig morot för entreprenörerna. Gör du ett bra jobb, får du mer. Vi slipper därmed bli låsta i ett ramavtal med rangordning som är statisk säger Magnus Engström, som är avtalsansvarig på Göteborgslokaler.
De både företagen ingår i olika underkoncernen inom Göteborgs stadshus AB med kommunen som ägare.
Higab äger och förvaltar ”Göteborgsklassiker” som Gamla ullevi, Konserthuset och Feskekörka, Göteborgslokaler förvaltar till stor del kommersiella lokaler kring stadsdelstorg.
-Bakgrunden till ramavtalet är att vi kunde se för några år sedan att stadens inköpscentrals ramavtal inte riktigt uppfyllde de behov som Higab har för specialfastigheter med höga krav på hantverksskicklighet och värdet av att få kontinuitet i det arbetet, säger Siman Jasim, chef för underhålls- och lokalanpassningsprojekt på Higab.
-Så utifrån resonemang kring nya lösningar och i dialog med Förvaltningen inköp och upphandling så landade vi med ett nytt ramavtal för entreprenadtjänster med ett första avtal fram till ifjol. Redan från start var responsen från marknaden bra och vi fick kvitto på att det var ett riktigt upplägg, där vi nu kunnat göra en del justeringar på saker som gick att förbättra för den nya avtalsperiod som gäller sedan 1 januari.
Göteborgslokaler stod utanför det första ramavtalet, men har samverkat med Higab för gällande avtalsperiod på 2+2 år med tre leverantörer i rangordningen Skeppsviken, Brixly, Vestia.
För projekt upp till 4,5 miljoner kronor gäller Göteborgs stads ramavtal men det beräknade värdet på Higabs och Göteborgslokalers ramavtal är ändå så högt som 125-150 miljoner kronor per år.
Tolv företag lämnade anbud med självskattning av sin verksamhet inom fyra huvudområden och tio underkategorier vardera.
Ett ganska omfattande jobb som ändå togs emot väl av leverantörsmarknaden.
-Det var bara några färre anbudslämnare än vid förra ramavtalet och det tycker vi är riktigt bra. Vi ser dock ett utrymme för att minska dokumentationen vid anbudslämning nästa gång, säger Mustafa Ugras Sarioglu, inköpsansvarig på Higab.
I kvalitetsmatrisen ges poäng som leverantörerna måste styrka med dokumentation som kan verifieras av upphandlande myndighet.
I den uppföljning som sker under avtalsperioden i slutet av varje år bedöms entreprenörerna i de olika delarna, både i förhållande till det egna ingångsvärdet vid avtalsstart men också jämfört med övriga ramavtalsleverantörer.
Fördelning av uppdrag mellan de tre leverantörerna – 50, 30 respektive 20 procent – kan förändras utifrån den nya poängen.
-Vi ger ett incitament att förbättra sig men också att åtgärda om man skulle se en försämring inom ett område. Då får entreprenören en viss åtgärdstid för att komma tillbaka till samma nivå som ursprungligen, säger Mustafa Ugras Sarioglu.
Förutom kompetens och organisation har ”mjukare värden” getts förhållandevis stor plats i kvalitetsmatrisen.
-Det kan gälla normer och kultur inom företaget, men också hur man kommunicerar med hyresgästerna i våra fastigheter, säger Mustafa Ugras Sarioglu.
Ett närmare samarbete med marknaden med förkortade ledtider i processen och snabbare leveranser till kunderna har varit viktiga delar i konstruktionen av det nya avtalet.
-Det är en process som utvecklar bägge parter och att vi lär oss under resans gång. Att vi snabbt och smidigt kan hitta brister och åtgärda dem, men även se områden som fungerar väl.
-Inriktningen är också att ha uppföljningar under hela året, inte bara när vi bedömer kvalitetsmatrisen mot slutet av året, för att få en känsla av hur vi ligger till under olika faser i projekt och även samla ihop erfarenheter ordentligt när projekt avslutas, säger Patrik Birkedahl, inköpare på GöteborgsLokaler.
Mustafa Ugras Sarioglu tycker att kontakterna varit kreativa även med de företag som inte blev ramavalsleverantörer.
-Många anbudslämnare uttryckte att de ville ha återkoppling och det har vi mött efter tilldelningen genom att gå igenom kraven i upphandlingen med dem. Det har känts viktigt att ge utförlig feedback eftersom det arbete anbudsgivarna lagt ner varit lite mer omfattande än under vanlig upphandling och att de kan få ett mervärde av att gå igenom sin verksamhet.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer