När Sundsvalls kommun upphandlade ett nytt koncerngemensamt avtal för teknikkonsultjänster gjordes flera saker för att mindre företag skulle ha större möjligheter att delta i.
För det första delades upphandlingen upp i 29 underområden, jämfört med 16 i det gamla avtalet.
– Vi valde också bort ingripande krav och mervärden hänförliga till leverantörernas allmänna kapacitet, säger Sebastian Berg, upphandlare på Inköpsenheten, och tillägger:
– Det faktum att det lämnades 87 anbud tycker jag vittnar om att vi lyckades.
I december 2020 tecknades avtal med tre-fem leverantörer för varje område. Det totala antalet leverantörer har ökat från 25 till 33.
Under den fyraåriga perioden beräknas inköpsvolymen bli 400 miljoner kronor, vilket är 50 miljoner lägre än dagens nivå.
– Vi ser en potentiell besparing på i genomsnitt 14 procent per område, säger Sebastian Berg.
Arbetet med upphandlingen, som pågick i ett drygt ett år, inleddes med en serie dialogmöten med potentiella leverantörer.
– Vi bjöd in företagen och gjorde undersökande intervjuer för att få koll på det aktuella marknadsläget och förstå deras perspektiv, säger Sebastian Berg.
Han berättar att upphandling av teknikkonsulttjänster anses svårt då det finns många osäkerheter och risker kopplade till kvalitet, utförande, avtalskonstruktion och tilldelningskriterier.
– Så här i efterhand har jag inget att invända mot den bilden.
Enligt Sebastian Berg har det också varit en utmaning att formulera balanserade tilldelningskriterier för rätt kompetens och kvalitet utan att för den skull begränsa konkurrensen.
– Det har varit viktigt att undvika osunda strategiska anbud och att priserna pressas på bekostnad av leverans och kvalitet.
Upphandlingen har lärt honom mycket.
– Det känns som ett slags kondensat av vad som normalt skulle innebära flera års upparbetad erfarenhet. Det har endast varit möjligt tack vare mina skickliga kollegor i projektgruppen och på vår inköpsenhet, säger Sebastian Berg.
En annan lärdom är att utvärderingen lätt drar ut på tiden.
– Den tog längre tid än vi räknat med, vilket gav en försening på ett par månader.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Varför publicerar inköpsrådet en artikel om en kommun som har upphandlat ett 80-tal leverantörer, när bland annat Upplands Väsby kommun har gjort samma sak för flera år sedan. Sedan är det väl omöjligt att i förväg veta hur mycket man kommer att spara. Det kan man väl bara veta i efterhand.