Efter 13 år inom Ica-koncernen – varav de sista fem som kategoriområdeschef – blir jämförelser med detaljhandelsjätten oundvikliga.
-Jag tar med mig mycket från de åren till det nya uppdraget för Västerås stad. Att hela tiden ha ett strukturerat och faktabaserat arbetssätt är viktiga grunder. Inom Ica jobbade vi mycket med tidig leverantörsdialog för att kunna göra smarta affärer och det hade man inte alls jobbat med så tydligt inom Västerås stad.
-Andra områden som nu ges hög prioritet är att ha tydliga inköpsstrategier med målsättningar kopplade till dessa, säger Agnes Bamberg Sjögreen, som sedan maj förra året är enhetschef för Västerås stads upphandlings- och inköpscenter.
Hon erkänner att det varit en omställning under det första året med ett kommunalt chefsjobb.
-Jag hade aldrig jobbat inom det offentliga förut och efter vad jag hört valdes jag också just för att jag kommer från den privata sidan med en annan syn på inköp. Det gjorde staden rätt i, kan jag tänka, säger Agnes och vidareutvecklar sitt resonemang:
-Generellt har inköpsmognaden varit låg och det kan kännas som att kastas 20 år tillbaka i tiden. Men samtidigt finns en jättestor potential att bygga en organisation som gör mycket smartare affärer och kan ge stora besparingar. Särskilt på lite längre sikt – med ett perspektiv på 5-7 år.
Finns kompetensen i organisationen?
-Till viss del gör den det. Men jag ser att det behövs en stor kompetenshöjning för hela kommunen i inköpsfrågor. Men överlag möter jag mycket entusiasm över de förändringar som vi planerar att genomföra.
I ett första skede av ”förändringsresan” har Agnes Bamberg Sjögreen skapat sig bild av organisationen och förankrat sina idéer om effektivare inköp inom kommunens högsta ledning.
Efter nyår startade Västerås stad ett arbete kring att kartlägga nulägessituationen ingående och sätta en plan för inköpsfunktionen samt hur organisationens förvaltningar kan utveckla inköp genom konkreta aktiviteter på kort och lång sikt.
Arbetet har genomförts med stor delaktighet från verksamheterna.
-Vi är även igång med att upphandla ett inköpsanalysverktyg som kommer hjälpa oss att arbeta faktabaserat som jag ser som grunden för allt strategiskt arbete.
Otålighet med att genomföra förändringarna balanseras hela tiden med att de olika kommunala verksamheterna måste känna sig redo.
-Organisationens alla delar behöver hinna med förändringarna för att det ska fungera. Hela staden och dess förvaltningar måste tänka om, inte bara min enhet, och arbeta faktabaserat och tvärfunktionellt för att dra nytta av varandra.
-Svårt? Absolut. Men inte alls omöjligt. Jag brukar tänka att kan Ica klara ett helhetsperspektiv med sina bolag och verksamhet i flera länder så måste det gå även i en kommun.
För att klara bättre styrning av inköp tror Agnes Bamberg Sjögreen att en viss centralisering kan behövas.
-Beslutsprocessen kring våra upphandlingar är förhållandevis decentraliserad där vi jobbar på uppdrag av förvaltningarna. Det är inte alltid ett idealiskt sätt att handlägga upphandlingarna.
Totalt har Västerås stads upphandlings- och inköpscenter 22 tjänster med inköp som omsluter nästan fem miljarder kronor per år.
-Det är i framför allt entreprenadupphandlare som vi haft svårt att rekrytera. Sedan i somras har vi också en särskild tjänst som hållbarhetsansvarig för att öka fokus på den frågan, säger Agnes Bamberg Sjögreen.
Vilken del av organisationen tillhör ni?
-Sedan drygt ett år finns vi under stadsledningskontoret och dess avdelning för digitalisering och verksamhetsutveckling. Att vi finns nära den högsta ledningen är bra och ett viktigt steg i en process för att bli en strategisk funktion och inte en stödfunktion som mest är LOU-poliser.
Agnes Bamberg Sjögren vill även peka på en fördel med kommunal verksamhet.
-Det är en fantastisk tillgång att bara kunna lyfta luren och ta del av erfarenheter från andra kommuner och det har jag gjort ganska mycket. Både kommuner som är i ungefär samma situation som oss gällande inköpsmognad eller som kommit en bit längre, säger Agnes Bamberg Sjögreen och nämner kommuner som Göteborg, Helsingborg, Luleå, Nacka, Lidingö, Täby och Eskilstuna.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer