I februari 2022 tecknade medlemsländerna i Nordic Defense Cooperation (NORDEFCO) ett ramavtal för stridsuniformssystemet Nordic Combat Uniform System.
Systemet omfattar allt från underkläder till ytterplagg och det är bara kamouflagemönstret på ytterplaggen som varierar mellan länderna.
– Det är första gången som de nordiska länderna går in med gemensamma krafter i ett enskilt upphandlingsprojekt. Det är extra roligt att det gjorts i fullständig konkurrens, säger Louise Johansson, avdelningschef på Marknad och inköp Logistiksystem på Försvarets materielverk, FMV.
Det sjuåriga kontraktet är värt 425 miljoner euro (drygt 4,7 miljarder kronor). De första delleveranserna till Sverige sker i år, den kompletta initiala ordern levereras hösten 2024.
Bakom den gemensamma lösningen ligger ett flerårigt samarbete över landsgränserna.
2017 deltog 16 leverantörer i en förkvalificering. Sex stycken passerade nålsögat och fick lämna in anbud året därpå. I stället för att, som brukligt, göra en detaljerad specifikation tillämpades funktionella krav som anbudsgivarna fick fylla med sina egna lösningar.
Uniformerna skulle fungera i vårt europeiska klimat, men även i hettan i öken och djungel, som kan vara fallet i samband med internationella insatser.
– Systemet skulle också vara lika anpassat till både män och kvinnor säger Josefine Grahn, strategisk inköpare.
Under vintern och våren 2020 genomfördes tester där 400 soldater från de fyra nordiska länderna deltog.
I maj 2020 summerades soldaternas synpunkter utifrån enkäter som de regelbundet fyllt i. Detta analyserades tillsammans med labb-tester och sammanställdes till en teknisk bedömning av uniformssystemen.
Anbuden viktades enligt följande: 60 procent tekniska krav, där leverantörerna betygsattes på en skala 1-5, och 40 procent pris. Betygen skilde förhållandevis lite. Desto större variation var det på priserna, som dessutom förändrades en del under resans gång eftersom det var ett förhandlat förfarande.
En upphandlingsform som fungerade väldigt väl, enligt Robert Gutgesell, strategisk upphandlare
– Vi hade möjlighet att förtydliga och ge de rätta förutsättningarna. Därmed kunde leverantörerna minska sina risker, säger han.
Efter den sista förhandlingen återstod två leverantörer där vinnaren sedan blev den norska leverantören Oskar Pedersen.
Ställde ländernas olika upphandlingslagar till några problem?
– Vi har lite olika synsätt och praxis, men det har fungerat väldigt väl. Där det funnits tveksamheter har vi fått stämma av med den nationella lagstiftningen, säger Robert Gutgesell.
Samtidigt konstaterar han att de olika länderna är mer olika än han först trodde.
– Ett exempel är att jag trodde att absolut sekretess kring vilka som lämnat anbud gällde även i de andra länderna. Men i Norge har man anbudskonferenser där alla blir synliga.
Projektet har involverat många specialister från flera olika länder, vilket krävt tydliga kontaktvägar.
– Alla kan inte prata med alla, då blir det kaos. Vi har därför haft officiella kanaler inom projektet, säger Josefine Grahn, som berättar att covidpandemin också innebar särskilda utmaningar.
Upphandlingen gjordes enligt norsk lagstiftning, och representanter för de olika länderna hade regelbundna träffar i Norge. När pandemin stängde gränsen blev det problem.
– Jag var tvungen att begära specialtillstånd för att få resa in i Norge. Det var när vi höll på med den sista förhandlingen så det var viktigt att träffas, säger hon.
Trots tre överklaganden i Norge har projektet följt tidsplanen.
– Ett ärende lades ned och de övriga två har ”levt på i bakgrunden” och inte stört processen eftersom vi fick rätt i dessa, säger Louise Johansson och tillägger:
– Det känns extra bra att vi lyckats med den gemensamma upphandlingen nu när vi är på väg in i Nato, vi var lite före vår tid. Ur beredskapsperspektiv är det också viktigt att både huvudleverantör och underleverantörer finns i Europa.
Fakta:
Medlemsländerna i Nordic Defense Cooperation (NORDEFCO) är Danmark, Finland, Island, Norge och Sverige. Ramavtalet är ett resultat av en gemensam upphandling utförd av det danska försvarsdepartementets anskaffnings- och logistikorganisation (DALO), det finska försvarets logistikkommando (FDFLOGCOM), norska försvarsmaterielbyrån (NDMA) och svenska Försvarets materielverk (FMV).
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer