Region Västerbotten är ute efter ett digitalt schema- och resursplaneringssystem för att styra, samordna och följa upp nyttjandet av lokaler, resurser och kompetenser. Det ska också hantera schemaläggning, ledigheter, sjukanmälningar och andra HR-frågor.
Liknande lösningar finns idag inom exempelvis restaurangbranschen. Fast det är inte givet att befintliga system fullt ut kan möta behoven i en organisation som Region Västerbotten med omkring 10 000 anställda.
Därför genomförs upphandlingen som förhandlat förfarande med föregående annonsering. Detta förfarande öppnar för regionen att beskriva vilka krav man har och sedan, stegvis under upphandlingens gång, förhandla vidare med flera leverantörer kring specifikationer och pris för att hitta rätt.
– Vi kan ge leverantörerna bättre förståelse för vad som behöver modifieras eller utvecklas i deras system för att det ska passa just vår verksamhet, och vi får möjlighet till bästa möjliga matchning mot våra behov, säger Sara Winqvist, verksamhetschef för e-hälsa vid Region Västerbotten.
Valet av upphandlingsformen är ett resultat av projektet Innovation Plus som med stöd från EU:s regionala utvecklingsfond verkar för att utmana upphandlingsprocessen på ett konstruktivt sätt. Bland annat genom att öka möjligheten att upphandla i förväg okända lösningar på uppkomna behov eller problem.
Jenny Ferry är processledare inom Innovation Plus. Hon menar att många förknippar offentliga upphandlingar med något svårt, gammaldags och ineffektivt som sällan får ett bra resultat:
– Det gör att alltför få företag väljer att lämna in anbud. Nu behöver vi inom offentlig sektor få in många nytänkande lösningar som hjälper till att modernisera och förbättra verksamheten.
Upphandlingen Schema och Resursplaneringssystem 2019 är annonserad på e-Avrop. Sista ansökningsdag är den 1 november. Regionens ambition är att teckna kontrakt till våren.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer