Sedan oktober 2021 är Ulla Hannegård ansvarig för inköp i Västerås stad. Formellt har hon titeln enhetschef för upphandlings- och inköpscenter.
Precis före jul fick hon en oönskad present i knäet. Leverantören av drift och underhåll av fastigheter, som börjat arbeta för staden bara några månader tidigare, sade upp avtalet med omedelbar verkan.
– De hänvisade till ekonomiska problem till följd av mindre volymer än avtalat. Vi bestred uppsägningen eftersom vi inte delar den synpunkten. Det låter som att de inte räknat rätt när de skrev sitt anbud, säger Ulla Hannegård.
För att lösa det akuta behovet gjordes ett antal direktupphandlingar. Vaktbolaget Securitas, som det fanns ett ramavtal med, kunde sköta extra övervakning under jul- och nyårshelgerna.
En ny upphandling är nu ute, avtal beräknas tecknas i mitten av juni. Frågan om eventuellt skadestånd för avtalsbrott är inte löst.
– Utan att känna till detaljerna i denna upphandling vill jag betona hur viktigt det är med dialog innan man skriver kontrakt – och efter. Vi kanske kunde ha lämnat ur mer information så att de hade kunnat räkna rätt.
Just dialog med marknaden är något som Ulla Hannegård vill utveckla i Västerås. Hon var tidigare inköpschef i Håbo kommun där hon arbetade mycket med frågan, bland annat genom månadsvisa träffar med den lokala företagarföreningen.
– Det är företagen som har kunskap om marknaden. För att vi ska kunna få hållbara, spetsiga lösningar måste vi prata med varandra, här tycker jag att det generellt finns brister.
En konkret väg framåt är ett nytt samarbete med organisationen Byggföretagen i Västerås.
– Vi kommer att ha regelbundna workshops för att utveckla samarbetet. Målet är att ha den första innan sommaren, säger Ulla Hannegård.
Hon upplever att det ofta finns ett motstånd mot dialog i verksamheterna, delvis för att man är rädd att ”göra fel”.
– Det finns en tendens att se upphandlingar och avtal som något administrativt när man borde fokusera på att göra bra affärer. Man kan inte bara svara på några frågor och tro att det hela är klart sen.
Det uppsagda avtalet för fastighetsdriften är inte den enda inköpsfrågan som uppmärksammats i lokalmedia de senaste månaderna.
Lokaltidningen VLT har skrivit en lång rad artiklar om ”Köpslarvet i Västerås”. Bland annat att staden har mängder med betalkort där inköp gjorts utan tillräcklig kontroll.
Ulla Hannegård välkomnar granskningen men påpekar att en översyn av korten redan var inledd innan skriverierna.
– Däremot gjorde uppmärksamheten det lättare för oss att fortsätta minska antalet kort, säger hon.
Samtidigt har en ny rutin införts där verksamhetscheferna en gång i månaden ska rapportera inköp till förvaltningschefsgruppen via ett nytt rapporteringsverktyg.
– Det betyder att vi fått upp frågan om uppföljning på rätt nivå. Överhuvudtaget har inköpsfrågorna fått den uppmärksamhet de förtjänar.
Enligt Ulla Hannegård finns det behov att förstärka organisationen med fler controllers, i dag finns bara en person.
– Jag har inte hört något ännu men förhoppningsvis kan det blir klart snart. Här tror jag att uppmärksamheten i media kan göra det lättare att få resurser till en bättre uppföljning.
Hon drar parallellen med olyckor i trafiken.
– Först när någon blivit påkörd får man upp ögonen och bygger ett nytt övergångsställe, säger Ulla Hannegård.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer