Frågan ”när ska vi påbörja avtalsuppföljning?” kan bäst besvaras med: ”så fort som möjligt men med det är aldrig för sent”. Avtalen som är nytecknade och de som närmar sitt bäst före-datum bör prioriteras, även avtalen som man misstänker inte bör förlängas ska inkluderas.
Förhoppningsvis har ni haft uppstartsmöten med avtalsleverantörerna och kanske med egen verksamhet. Under dessa möten kan man få första indikationer på ”heta punkter”, det vill säga avtalsvillkor som är kostnadsdrivande, otydliga, kräver specifika arbetsinsatser, eller kan tolkas på olika sätt av leverantören och verksamheten. Dessa heta punkter kommer att ligga till grund för en strukturerad avtalsuppföljning.
När vi följer upp avtalen i olika organisationer och presenterar resultaten får vi ofta frågan: ”men herregud… hur visste du att du skulle hitta den där avvikelsen?”
Svaret är att vi vet vilka heta punkter som brukar finnas och som därför ska kontrolleras i olika typer av avtal. Exempelvis dagböcker i konsultavtal, underentreprenörspåslag i entreprenadavtal, städschema i lokalvårdsavtal eller avtalade nettopriser i varuavtal. Det räcker att följa upp ett par avtal av varje typ i sin organisation för att skaffa sig en ganska nyanserad bild av heta punkter.
Vi börjar alltid med att systematisera upphandlingens krav och avtalsvillkoren i en tabellform. Detta ger avtalscontrollern en mall för analys av upphandlingens resultat.
I detta skede kan vi identifiera ”klippa och klistra-fel” som är resultat av att man inte klarade av att hålla ordning på alla villkor, syftningar och underliggande andemening i upphandlingsunderlagets olika paragrafer.
Ett tydligt upphandlingsunderlag underlättar och stöder avtalscontrollerns arbete enormt. Med otydliga upphandlingsdokument känner man sig bakbunden. Vi minns när en större organisation behövde kalla in sin externa upphandlare långt efter avtalsskrivning och be denne att förklara hur avtalet var tänkt att fungera eftersom varken verksamheten eller leverantörerna lyckats förstå och tillämpa det.
Nästa steg är att se om avropsordningen följs när det finns mer än en avtalsleverantör – en enkel uppgift för enkla avropsordningar och leverantörer med bara ett avtal; en större arbetsinsats i övriga fall. Vi finner att avropsordning inte följs i överraskande många fall och att detta oftast beror på att avtalet inte speglar verksamhetens behov och önskemål.
För tio år sedan genomförde vi en stor varuupphandling utformad enligt vår modell med produktgrupper och volymprodukter som vi omnämnde i vår föregående artikel.
Med en ny avropsordning (momentan konkurrensutsättning eller dynamisk avropsordning) ökade leverantörs- och avtalstroheten från mindre än 50 procent till mer än 80 procent. Resultatet för beställarna var enklare avropsförfarande, upp till 70 procent lägre priser och en nöjd avtalscontroller.
Stora avvikelser i avropsordning ska utredas genast tillsammans med verksamheten, antingen beror de på ett utbrett missnöje med avtalet eller på leveransproblem från leverantörssidan. Vår slutsats är att avvikelser från avropsordningen oftast är ett resultat av beställarnas negativa erfarenheter med och synpunkter på leverantörers prissättning, kapacitet och kvalitet i utförande.
Många ser viten som ett bra påtryckningsmedel när leverantörens efterlevnad av avtalsvillkor är dålig. Vi ser en pågående inflation både i vitens omfattning och belopp, ofta utan genomtänkt syfte.
Ett klassiskt exempel är vite för utebliven rapportering av avtalsleverantörers försäljningsstatistik till organisationer som implementerat e-handelsverktyg. Borde inte dessa verksamheter kunna ta fram denna statistik själva, det vill säga är dessa viten ett erkännande att e-handeln inte fungerar?
En verksamhet behöver leverans av bra tjänster och bra varor enligt avtalsvillkor, inte ekonomisk ersättning för det motsatta. Om stora problem uppstår och upprepas bör avtalet eller delar av det sägas upp och/eller inte förlängas.
I nästa skede ska priser analyseras. Köper vi avtalade varor/tjänster till avtalade priser? Om leverantören feldebiterar måste avtalscontrollern ta kontakt med denne och med den berörda verksamheten.
I vissa fall finns det en klausul i avtalet som möjliggör att sätta leverantören i karantän under utredningen eller ändra avropsordningen (så kallad förnyad rangordning). Detta är mer konstruktivt och kan fungera bättre än viten.
Är avvikelserna sporadiska eller systematiska? Med systematiskt felaktiga priser kan man se mönstret direkt även vid stickprovskontroller.
Ibland är priserna korrekta men man behöver gräva djupare för att hitta felkällor och koppla dem till avtalsvillkoren. Vi minns uppföljning av ett konsultavtal där timpriset och totalt antal timmar på den elektroniska månadsfakturan inte väckte några frågor. Det var den bifogade dagboken som avslöjade att konsulten redovisade 20-timmars arbete varje dag inom en hel vecka.
För att framgångsrikt implementera avtalet i en organisation krävs styrning av inköpen. Positiva resultat av avtalet skapas, och får fotfäste i verksamheten, genom tydlig information om avtal och avropsmodell, till exempel i form av en ”avtalsguide” för varje avtal kombinerad med beställarutbildning.
Dessa insatser motverkar otillåtna direktupphandlingar som inte fångas upp av e-handelsverktyg och som kräver ett riktigt detektivarbete för att upptäckas.
Vad händer när avtalscontrollern har producerat sin uppföljningsrapport med analys av utfallet, avvikelser och besparingspotential? Hur och för vem presenterar denne sina resultat? I vår nästa artikel berättar vi mer om våra erfarenheter av vad man vill, kan och törs göra med sina resultat.
Bo Cederberg
Marina Ignatushchenko
Gaveto
Serien Avtalsuppföljning – en cirkulär process:
Del 1: Följa upp avtal – en cirkulär process
Del 2: Ekonomisk uppföljning i praktiken
Del 3: Viktigt med bra kvalificeringskrav
Del 4: Börja med avtalsuppföljning
Del 5: Tre steg för att nå önskat resultat
Del 6: Håll koll på de ”heta punkterna”
Del 7: Sök besparingar i de offentliga inköpen
Del 8: Avtalsuppföljning på åtta veckor
Del 9: Ekonomisk uppföljning i tre nivåer
Del 10: Avtalscontrollern – en nyckelperson
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer