Materialet – som även täcker in så kallade variationskort och en modell för workshops – har växt fram i samarbete mellan Malmö stad och Certec med finansiering genom statliga Vinnova.
Det arbete som lagts ner under främst 2021 har nu resultatet i upphandlingsstöd för att leva upp till höga ambitioner för universell utformning – att designa och prioritera produkter och tjänster som är användbara för så många som möjligt.
Certec är en del av Lunds universitet med forskning och utbildning inom rehabiliteringsteknik och design.
Annica Axelsson har jobbat tillsammans med Malmö stads hållbarhetskoordinator Ulrika Svallingson i projektet.
-Bakgrunden till projektet var kortfattat att Ulrika såg ett behov, och en möjlighet, att i upphandlingsprocessen arbeta med tillgänglighet och cirkulär ekonomi genom universell utformning. Med anledning därav tog vi kontakt med Certec eftersom de har såväl kunskap som erfarenhet kring universell utformning, berättar Annica Axelsson.
Tre upphandlingar – möbler/inredning, mejeriprodukter och konferenser – fick tjäna som ”testarena” för Malmö stad ifjol och där erfarenheterna utmynnat i upphandlingsstöd som ett resultat av projektet.
-En grundfråga har varit hur vi bäst kan stötta upphandlare med att ställa krav på universell utformning i upphandlingarna och där tog det ganska lång tid att landa i vad som är mest lämpligt. Med en malltext för avtalsvillkor kan man smidigt ställa krav på universell utformning utan att det tar kräver en massa mertid, säger Annica Axelsson.
Malmö stad använder sig numera generellt av de nya avtalsvillkoren i nästan alla upphandlingar. Centralt är att ge leverantörer sex månader från avtalsstart att växa in i arbetet med ett systematiskt arbete med frågorna.
-Vi tycker det är rimligt att ge den tiden och det är också en avvägning efter att ha stämt av med marknaden, säger Annica Axelsson.
Krav ställs också på att leverantörer använder sig av en särskild standard som ger användare jämlik tillgång till de produkter och tjänster som omfattas av kontraktet, att företaget har en ansvarig och kontaktperson mot Malmö stad och tydliga rutiner för uppföljning.
Om brister uppstår finns bestämmelser för tids- och åtgärdsplaner och med rätt för Malmö stad att säga upp kontraktet om brister inte åtgärdas i tid.
Variationskort – en form av tankestöd eller checklista – har också tagits fram i samverkan mellan Malmö stad och Certec samt en modell för workshops.
-Vi har sett att variationskorten är användbara i olika sammanhang – det kan vara för att förklara för leverantörer vad vi är ute efter eller till nytta för referensgrupper, säger Annica Axelsson.
Hon skickar med några tips utifrån Malmö stads erfarenheter
-Försök börja i mindre skala – hellre det än att inte börja alls. Det kan vara att ha med universell utformning som mervärde istället för att använda ska-krav, säger Annica Axelsson.
-Sedan upplever vi att det viktigt att hela tiden våga testa nya grepp – att ändra i texterna beroende på vilken upphandling det rör sig om och att överlag inte se universell utformning som något statiskt. Dialog med marknaden och uppföljning under avtalstiden är andra delar som Malmö stad prioriterar.
Möter du några missuppfattningar om universell utformning?
-Kanske då att universell utformning många gånger likställs som något som bara rör de personer som har någon funktionsnedsättning. Det är bättre att tänka i ett bredare jämlikhetsperspektiv – att produkter och tjänster ska vara användbara för så många som möjligt utan särskilda anpassningar.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer