En inventering av inbrottslarmen på kommunens skolor våren 2019 blev starten på en gemensam larmupphandling i Härnösand.
– Jag ansvarar för skolförvaltningen men förstod att det såg likadant ut i de andra delarna av kommunen, säger Mikael Forslund Gjersvold, intendent och säkerhetsansvarig för skolförvaltningen.
Han satte därför samman en arbetsgrupp med representanter från flera av kommunens förvaltningar.
Sandra Stark, upphandlingskonsult på Ecenea Procurement, kopplades tidigt in för att ta fram upphandlingsdokumenten.
– Istället för att köpa larmutrustning och tillhörande utryckning så har vi inventerat hela kommunens behov och köpt hela lösningen som tjänst. Allt från installation, produkter, larmmottagning till utryckning, säger hon.
Inom ramen för ett samarbetsavtal tar leverantören, som blev Securitas, fram de bästa lösningarna för varje fastighet.
– Antingen behåller de befintlig upprustning eller så sätter de dit ny. Vi är bara intresserade av funktionen och att de uppfyller den servicenivå vi kommit överens om, säger Sandra Stark.
Hon berättar att arbetet med upphandlingen gjordes i nära dialog med intresserade anbudsgivare under hösten 2019.
– Vi skickade ut flera delar på remiss och lyckades involvera både stora och små leverantörer. Vi ville ju inte att annonsera ut något som de sedan inte skulle kunna leverera, säger Sandra Stark.
Härnösands kommun hade dialog med fyra leverantörer varav tre lämnade anbud. Valet för alltså på Securitas.
– Att få vara med i ett tidigt skede och komma med förslag och idéer har varit enormt inspirerande, säger Anders Elfström, säkerhetsrådgivare på Securitas.
I utvärderingen ingick ett typobjekt i form av en förskola.
– Vi lät också personal från kommunens verksamheter göra skarpa tester av larmen för att se att se hur användarvänliga de är, säger Sandra Stark.
En förutsättning för att lyckas med en kommunövergripande upphandling är att det finns en engagerad beställargrupp, betonar Sandra Stark.
– Utan deras breda kompetens hade utfallet aldrig blivit så här bra, säger hon.
En annan framgångsfaktor är en gemensam samarbetsgrupp som regelbundet diskuterar eventuella förändringar i utförandet eller av kommunens behov (under förutsättning att ändringen inte medför att avtalets övergripande karaktär ändras).
Rent konkret handlar det om frågor kring optimering av larmanläggningar, tillkommande/utgående tjänster, klagomål som inte administrerats löpande, incidenter och problemhantering.
– Härnösands kommun arbetar med en sådan modell även i andra avtal och upplever att uppföljningen förenklas, säger Sandra Stark.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer