I juni 2020 fick biståndsmyndigheten Sida i uppdrag av regeringen att flytta huvudkontoret från Östermalm i Stockholm till en annan kommun i länet.
Syftet var att bidra till socioekonomisk utveckling och samtidigt hålla nere lokalkostnaderna.
Nu i sommar går flytten till det nya kontoret i Rissne i Sundbyberg. Ytan bantas från 16 500 till 11 500 kvadratmeter trots att antalet anställda är lika många, omkring 800.
– Vi övergår till ett aktivitetsbaserat kontor. Dessutom är det fler som kommer att arbeta hemifrån än innan pandemin, säger Gülser Bircan, som har titeln upphandlingsrådgivare på Sida.
Att de kallas så och inte upphandlare beror på att det i uppdraget ingår att hjälpa de svenska ambassaderna med rådgivning vid upphandlingar, förklarar hon.
Gülser Bircan är en av åtta upphandlingsrådgivare vid enheten, som utöver upphandling också ansvarar för fastighetsfrågorna på Sida. Sammanlagt är de 17 personer, som haft en intensiv tid inför flytten.
Gülser Bircan har genomfört ett 20-tal upphandlingar av allt från bevakningstjänster till städning under senaste året.
– Det har varit jätteintensivt med fyra till fem pågående upphandlingar samtidigt. Men nu är alla avtal på plats och ingen av upphandlingarna har överklagats.
Utöver alla flyttrelaterade upphandlingar har det varit många avrop från Kammarkollegiets ramavtal, däribland möbler där man gjort elva olika avrop.
Ett mål har varit att återanvända så mycket som möjligt att befintliga möbler, och enligt Gülser Bircan har Sida har lyckats bra vid jämförelse och uppnått en hög återbruksgrad. Bland annat genom att renovera en hel del möbler.
Det som inte längre behövs har en leverantör tagit hand om, inom ramen för Kammarkollegiets avtal möbler och inredning/cirkulära möbelflöden/delområde avyttring.
– Vi är den första myndigheten som utnyttjat den delen i avtalet, säger Gülser Bircan.
En projektgrupp med representanter för verksamheten planerade tillsammans med arkitekter hur det nya kontoret skulle utformas.
Resultatet blev en lista på 453 artiklar, stolar, bord, skåp och så vidare, som inte längre behövdes.
– Vi sammanställde allt i en excelfil och skickade ut en förfrågan till de åtta leverantörer som fanns med i ramavtalet. Tre av dem valde att vara med.
Anbuden bestod av två delar: Dels hur mycket leverantörerna var beredda att betala för de möbler man räknade med att kunna sälja vidare. Dessutom ett pris för att lämna det resterande till återvinning.
Summorna kvittades mot varandra, i slutänden blev nettokostnaden för Sida omkring en halv miljon.
– Innan vi skickade ut förfrågan gjorde vi en översiktlig beräkning av vad möblerna kunde vara värda, och det visade sig stämma ganska väl, säger Gülser Bircan som också är nöjd att de två lägsta anbuden låg nära varandra.
– Det visar att priset hamnade någorlunda rätt. Jag är också glad över att vi kunnat ställa så långtgående miljökrav, det är viktigt för Sida, säger hon.
Vad har du för medskick till andra myndigheter som ska flytta?
– Använd det här ramavtalet, det har fungerat oerhört väl! Men för att lyckas är det extremt viktigt att alla håller tidsplanen när man har en så skarp deadline som en flytt. Det är tur är att jag är van att vara pådrivande!
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Kul att läsa. Har själv varit upphandlingsrådgivare/upphandlare på 80- och 90-talet. Då var det ett jättekul jobb.