-Riktigt kraftfullt blir det när man kombinerar ett långsiktigt kategoriarbete med att titta på organisationen runt inköpen. Det är det som vi vill uppnå i Huddinge, säger Roger Himmelsköld, som är kommunens upphandlingschef sedan 2018.
Tio kategoriplaner kommer under drygt ett halvår framåt att styras genom den kommunala beslutsprocessen till kommunstyrelsen.
Kategoriplanen för fordon och transporter är den första att bli helt klar med behandling i kommunstyrelsen i oktober.
-Det är den minsta kategorin men ändå förstås viktigt eftersom den står för en stor del av utsläppen. I övrigt ligger vi i lite olika faser där några kategoriplaner är klara med alla workshops och där det nu handlar om att sammanställa underlaget. Några kategorier har inte påbörjats. Tidsplanen bygger på att det ska behandlas politiskt under hösten och våren, säger Roger Himmelsköld.
Arbetet med kategoristyrning inleddes förra året och just uthållighet – att inte stressa fram lösningar – är en hjärtefråga för Roger Himmelsköld.
-Det tar tid att implementera kategoristyrning – kanske 3-5 år innan det skett fullt ut. Detta förstås givet vilka resurser man har. Vi har två medarbetare som ansvarar för de tio kategorierna på halvtid. För hösten när arbetet går in i ett intensivt skede har vi dock äskat extraresurser.
Huddinge kommun har redan gått över till en organisation med kategoriteam och kategoriledare.
Kategoriplanerna – vilka samtliga placerats på huvudkategorinivå – tas fram genom workshops. Roger Himmelsköld är påtagligt nöjd med hur processen fungerat.
-Vi har fått till det tvärfunktionella samarbete mellan upphandlare, kategoriledare och verksamhetsrepresentanter som vi strävade efter. En vanlig kategori genomför 3-5 halvdagsworkshops med dialog inom det tvärfunktionella teamet däremellan för att jobba fram innehållet i kategoriplanen. Sedan skriver kategoriledare ihop underlaget och jag är inne och petar lite i materialet också.
-Det är alltid svårt för verksamheterna att avsätta tid, men just med det här arbetet har det gått väldigt bra. Responsen från deltagarna är entydig: att man är med i utvecklingsarbetet och görs delaktiga på ett annat sätt. Från koncernledningen har arbetet också fått ett väldigt positivt mottagande, säger Roger Himmelsköld.
Han har själv under föredrag lanserat begreppet Kategoristyrning right – att arbetssättet måste anpassas till den egna organisationens förutsättningar men där genomarbetade kategoriplaner alltid måste stå i centrum.
-Kategoriplanen är för mig ryggraden i kategoristyrning. Det är här man lägger alla aktiviteter och effektmål som ska uppnås inom fyra år i respektive kategori.
Slarvas det med den delen i vissa organisationer?
-Jag kan tycka det, och det är min personliga åsikt. Ofta ser jag beskrivningar av att man jobbar kategoristyrt men att det då kan innebära att man bara jobbar i kategoriteam eller att man har kategoristrategier för enskilda upphandlingar. Men för långsiktighet och proaktivitet krävs kategoriplaner, en checklista för varje upphandling för att kunna se till att just den bidrar till att uppfylla effektmålen i kategoriplanen.
Göteborgs stads arbete på området har tjänat som något av en förebild för Huddinge kommun.
-Just deras format för kategoriplaner är väldigt bra. Men det finns ändå skillnader där vi lägger mycket fokus också på att blicka inåt i organisationen. Kopplat till Kategoristyrning right är det någonting som jag tjatar om jämt – det ska inte bara handla om vad vi köper, hur mycket och från vilka utan också till stor del om hur vi är organiserade runt våra inköp.
Huddinge kommun har redan exempel på hur den delen kan se ut.
-Även om inte de aktiviteter som kommer att finnas i kategoriplaner fastställts formellt så har vi tjuvstartat med några av dem. Ett exempel är Huddinge kommuns konkurrensutsättning av lokalvård med tilldelningsbeslut nyligen och där vi samtidigt tittat på organisatoriska delar och valt att förstärka den centrala beställarorganisationen på ett sätt som vi tror kommer att fungera väldigt väl, säger Roger Himmelsköld.
Under försommaren fick kommunen även hjälp av Upphandlingsmyndigheten som ett led i dess arbete med ändamålsenliga inköpsorganisationer efter den rapport som släpptes tidigare i år.
-Från vårt perspektiv är det nyttigt och bra att Upphandlingsmyndigheten ville titta på oss i en strävan efter att lyfta fram det man ser som best practice. Det gjorde en enkät som gav en bra bild av var vi stod i arbetet med kategoristyrning och områden som går att utveckla och det vi genomförde även en workshop tillsammans, delar av högsta tjänsteledningen och myndigheten.
Huddinge kommun är Stockholms läns nästa största kommun med 114 000 invånare.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer