Istället för att, lite slentrianmässigt, specificera en varukorg valde Helsingborgs stad alternativet funktionsupphandling när det började dra ihop sig för ett nytt skolmöbelavtal. Amelie Tornerhjelm är ansvarig upphandlare och hon berättar att processen möjligen tog lite mer tid än med det traditionella upplägget:
– Resultatet är värt merarbetet. Utvald leverantör är duktig på att utforma kreativa läromiljöer.
Upphandlingen påbörjades våren 2016 för att annonseras ett halvår senare. Det rent praktiska arbetet genomfördes i en avtalsgrupp med representanter från stadens skol- och fritidsförvaltning. En av inköpsenhetens hållbarhetsstrateger, Marilouise Berg, ansvarade för att formulera kraven på hållbarhet och kvalitet.
– Vi lade stor omsorg vid att antagen leverantör ska samarbeta med oss och hjälpa våra beställare till det miljömässigt bättre valet med hög kvalitet och lång hållbarhet, säger Amelie Tornerhjelm.
Upphandlingen delades in i två olika områden, möbler och inredning till förskola, låg- och mellanstadiet respektive högstadiet och gymnasiet. Istället för att fylla i priser i en matris fick anbudsgivarna, ganska fritt, forma två kreativa läromiljöer och samtidigt trygga arbetsmiljöer med hjälp av sina respektive produkter.
– Uppdraget var att möblera en miljö för en förskoleklass, med barn i åldern två till fem år, samt för en åttondeklass. Bland förutsättningarna ingick att ta hänsyn till en skolas vision samt elevers och pedagogers behov. Dessutom skulle allt rymmas inom en budget.
Sex anbudsgivare, som alla lämnade anbud på båda områdena, tävlade om uppdraget. Utöver skriftliga svar på de två casen bjöds anbudsgivarna in till muntliga presentationer av förslagen inför avtalsgruppen.
– Verkligen spännande att få höra hur de resonerade. Vi upplever att även anbudsgivarna var engagerade i upphandlingen och var positiva till utvärderingsmodellen.
De båda tvååriga avtalen (som kan förlängas med ett plus ett år) kammades hem av Uniqa som är en förhållandevis ny aktör på den svenska marknaden. Amelie Tornerhjelm berättar att inköpsenheten har ett bra samarbete med leverantören sedan avtalet trädde i kraft hösten 2017, vilket de är nöjda med.
– Utvärderingsmodellen kommer vi definitivt att ta med oss, summerar Amelie Tornerhjelm som arbetar snarlikt, denna gång med referensuppdrag, när nu kontors- och konferensmöbler upphandlas.
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer