När offentlig sektor gör upphandlingar så kan de grovt delas in i objektsupphandlingar och ramavtalsupphandlingar. En objektsupphandling är, som det låter, en upphandling av ett specifikt objekt/en vara, en avgränsad tjänst definierad i volym eller en entreprenad.
Om man däremot inte vet exakt hur mycket av någonting man behöver eller exakt när man behöver det så kan det vara läge att teckna ett så kallat ramavtal. Ett ramavtal är också, precis som det låter, en ram för att definiera vad som omfattas av avtalet och vad som i enlighet med den här omfattningen kan ”avropas” ifrån avtalet. Ett avrop är det som den upphandlande myndigheten gör varje gång de köper ifrån och i enlighet med ett ramavtal.
En eller flera leverantörer
Ett ramavtal kan tecknas med en eller flera leverantörer. I dagsläget begränsat till en eller minst tre, men i och med det nya direktivet försvinner begränsningen på att flera måste innebära minst tre.
Att vinna ett ramavtal där man är ensam leverantör är relativt likt att vinna en objektsupphandling såtillvida att efter den initiala upphandlingsprocessen är du ensam avtalspart med kommunen och har ensamrätt på att leverera det som ramavtalet avser under den tidsperiod som ramavtalet löper.
Max 4 år
Ett ramavtal får enligt LOU normalt sätt inte löpa längre än fyra år och detta är därför också den vanligaste avtalstiden. Ett vanligt upplägg är att man tecknar ramavtal på till exempel 2+2 år men jag skulle vilja sticka ut hakan och säga att det är extremt ovanligt att ramavtal avslutas i förtid. Man kan således oftast räkna med att man kommer att få leverera under de maximalt 4 år som avtalet ger möjlighet till, under förutsättning att man inte missköter sig.
Att vara ramavtalsleverantör i ett ramavtal som har mer än en avtalspart blir lite annorlunda eftersom upphandlande myndighet då måste ha ett sätt att förhålla de olika leverantörerna till varandra. Här finns det två grundprinciper för hur ett ramavtal upphandlas.
- Rangordnade / Dynamiskt rangordnade ramavtal
- Ramavtal med förnyad konkurrensutsättning
Rangordnade ramavtal
Ett rangordnat ramavtal innebär att man i förfrågningsunderlaget till ramavtalet fastställer en metod för att rangordna leverantörerna utifrån antingen lägsta pris eller ekonomiskt mest fördelaktiga anbud. När denna rangordning är gjord och fastställd i enlighet med tilldelningsbeslutet i upphandlingen så gäller den under hela ramavtalstiden. Upphandlande myndighet är alltså skyldig att i första hand köpa ifrån den leverantör som är rangordnad etta, först om denna leverantör tackar nej till att leverera får upphandlande myndighet tillfråga den som är rangordnad tvåa och så vidare.
När det gäller just rangordnade ramavtal så finns det även någonting som kallas för dynamisk rangordning. Detta är en lite besvärligare modell som jag tillsammans med förnyad konkurrensutsättning kommer att gå in närmare på i nästa del.
Detta är del ett i en serie om ramavtal i två delar
Del 1: Så fungerar ramavtal och rangordning
Del 2: Så fungerar ramavtal med förnyad konkurrensutsättning och dynamisk rangordning
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?