Offentlighetsprincipen är en kär princip för journalister som ger dem rätt att plocka ut alla möjliga godbitar om politiker och tjänstemäns förehavanden. Kostnadsräkningar, utgiftsredovisningar och krognotor kan givetvis vara kul att läsa om i kvällstidningarna men kanske inte har så mycket praktisk användning tänker du.
Rätt, men samtidigt så fel. Det är ju givetvis inte bara dessa saker som omfattas av offentlighetsprincipen, utan som företagare omfattas mångt mycket mer spännande saker, till exempel: Vem har vilka avtal idag med kommunen/myndigheten? Hur mycket omsätter avtalen och när går de ut? Hur såg förfrågningsunderlaget ut senast upphandling skedde? Med mera.
Fråga anonymt
Nyckeln till goda affärer är, precis som alltid, god förberedelse. När det gäller affärer med det offentliga finns här en alldeles särskilt stor möjlighet till förberedelse eftersom att så mycket uppgifter är fria att inhämta, utan att ens behöva tala om vem man är. Tycker man att det känns konstigt eller olämpligt att höra av sig så har man alla möjligheter i världen att göra det anonymt. Att skapa en tillfällig e-postadress och skicka sin begäran därifrån går på ett kick i dagens samhälle och myndigheten får inte neka en begäran bara för att den är anonym. De är till och med förhindrade enligt lag från att fråga vem man är och av vilken anledning begäran görs (Tryckfrihetsförordningen 2 kapitlet, 14§, 3 stycket). Var dock beredd på att du ibland kan vara tvungen att betala för handlingarna.
De flesta handlingar är offentliga
De flesta dokument som såväl framställs som inkommer vid en upphandlingsprocess är så kallade ”offentliga handlingar”. Vad som är en offentlig eller allmän handling definieras i tryckfrihetsförordningens andra kapitel § 3: ”Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Handling är allmän, om den förvaras hos myndighet och enligt 6 eller 7 § är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet.”. En allmän handling är enligt huvudregeln i tryckfrihetsförordningen offentlig. Rätten att ta del av en allmän handling kan dock begränsas genom sekretess i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen.
Vad blir sekretessbelagt?
Exakt vad som sekretessbeläggs och på vilka grunder är lite olika beroende på vilken myndighet det är som handhar upphandlingen (även om det inte borde vara så…men vi är ju trots allt inte mer än människor). Generellt sätt kan man dock säga att det som vanligtvis blir sekretessbelagt är detaljerade prisuppgifter och andra uppgifter som kan utnyttjas av en konkurrent på ett sådant sätt att anbudslämnande leverantör riskerar att lida skada. Man kan även om anser att beslutet är felaktigt, överklaga ett beslut om sekretess.
Väldigt mycket information är dock fortfarande offentlig handling och det finns därför goda möjligheter för leverantörerna att arbeta proaktivt istället för att bara sitta och vänta på att upphandlingarna ska dyka upp på nätet eller att prenumerationsmejlen ska komma in. Det går också att kontakta de upphandlande myndigheter eller enheter man är intresserad av att göra affärer med, ta reda på när ramavtal eller andra kontrakt löper ut. Titta på tidigare underlag, lägg upp en plan för när de olika upphandlingarna sannolikt behöver göras. Du kan också i förväg upprätta den standarddokumentation som tidigare begärts in, med mera.
Som du ser finns det stora möjligheter att utnyttja offentlighetsprincipen till din fördel!