Att vilja göra ”som förra gången” är måhända mänskligt. Risken är att den som upphandlar enligt den devisen går miste om många mervärden.
– För mig är det självklart att utgå från dagens behov, säger Johan Arnesson, strategisk inköpare vid Region Skåne.
Som nyanställd fick han som första uppdrag att genomföra en upphandling av ett system för patientövervakning. Beställaren ville ha en lösning som i allt väsentligt liknade dagens, om än mer modern.
– Systemet som skulle bytas ut var tio år gammalt och jag hade på känn att det fanns anledning att inte nöja sig med att efterfråga samma funktionalitet som idag, förklarar han.
Med sig i bagaget har Johan Arnesson gedigen erfarenhet från inköp inom livsmedelsbranschen. Alla för honom nya medicinska termer till trots vågade han sig på att föreslå en flödesanalys.
– Som upphandlare gäller det att vara lite påstridig och våga ställa ”dumma frågor”.
Trots att beställaren egentligen kanske inte tyckte att den analysen var nödvändig fick han sin vilja igenom. Arbets- och patientflödet genomlystes i detalj.
Med denna kartläggning som grund bjöds leverantörerna först in till en hearing och därefter till en demonstration av sina respektive lösningar. Merarbetet lönade sig:
– Utvalt system gav mervärden som minskat behov av manuell datainmatning, förenklad EKG-hantering och ökad patientsäkerhet, säger Johan Arnesson som är övertygad om att dessa fördelar inte skulle ha nåtts utan flödesanalysen.
Genom att exempelvis skanna patientens identifikationsband slipper vårdpersonalen en hel del skrivarbete. Förbättrad larmhantering, där mer information kan skickas till smarta mobiler, är ytterligare en fördel som är på väg att realiseras.
– Flödesanalysen får personalen engagerad i upphandlingen och det är viktigt för slutresultatet.
Tre leverantörer lämnade anbud i upphandlingen där vinnande bud låg på cirka tre miljoner kronor.
Let it flow …..