Dynamiska villkor
Dis har funnits sedan 2017 och möjliggör byte av leverantör, förändrade priser, och förändrade villkor och krav. Inom ett Dis så får man, för varje avrop, skräddarsy de villkor och krav man vill ska gälla just för detta avrop.
Villkor som ofta behöver vara ”dynamiska” är till exempel leveranstid, produktprestanda, bemanning och leveransort. Att ändra dessa i ett klassiskt ramavtal är svårare och är ofta inte möjligt om de anses som väsentliga förändringar.
Bemanning är ett sådant villkor som jag själv behövt ändra många gånger, och där Dis har varit till stor nytta. Hade det varit ett klassiskt ramavtal hade villkor kring bemanning varit statiska eftersom de var väsentliga för avtalet.
Att ändra, justera, uppdatera villkor i avtal är något som det privata näringslivet gör ofta och har mycket nytta av. Dis gör det möjligt även inom offentlig upphandling.
Dynamiska leverantörer
Leverantörer anmäler sig till ett Dis, och får sedan ta emot de anbudsinbjudningar som skickas av upphandlaren. Vid anmälan görs inga åtaganden, och det är frivilligt att svara på anbudsinbjudan med ett anbud.
Leverantörer kan också av-anmäla sig från Dis. Detta gör att leverantörspoolen hålls uppdaterad med motiverade och relevanta leverantörer på marknaden.
Mycket kan ju hända på de fyra år ett klassiskt ramavtal är låst för leverantörer vad gäller teknikutveckling, arbetsmetoder, regler, lagar, expertis, omsättning av nyckelpersonal och så vidare. Precis som i privat näringsliv så är det den för tillfället mest relevanta och prisvärda leverantören som får leverera inom ett Dis.
Jag har själv upphandlat tjänster inom solcellsbranschen och sett leverantörspoolen förändras ofta och mycket.
15 dagar från publicering till signerat avtal i snitt
Dis för med sig ett snabbfotat sätt med högt tempo och flexibilitet i avropen. En rapport från EU-kommissionen indikerar att tidsåtgången från publicering till signerat kontrakt kan halveras.
Tidsåtgången i en upphandling uppfattas ofta som mycket lång, och här finns stora vinster att göras då man med Dis kan få till ett signerat relevant avtal för att täcka ett behov inom 15 dagar(!) från publicering. Även detta är mycket likt inköp inom näringslivet där behov ofta behöver tillfredsställas snabbt.
Dis används, trots dess många positiva egenskaper, väldigt lite. En majoritet i Forefronts undersökning av kommuner har någon gång aldrig testat Dis, och på europeisk nivå står Dis för endast 0,5 procent av alla upphandlingar. Varför är det så? Det hoppas jag att du som läsare kan svara på i kommentarfältet nedan.
Det bästa från två världar
Transparens, öppenhet och tydlighet är ju ledord inom upphandling, och med Dis kan vi lägga till snabbhet, effektivitet och produkt/tjänsteutveckling som ledord.
Linus de Mander
Managementkonsult, expert inom inköp och upphandling
Forefront Consulting
Serien om Dis:
Del 1: Dis – bra mix av offentligt och privat
Del 2: Dis – flexibelt satt att upphandla
Del 3: Upphandlings-Ferrarin kvar i garaget
Vill du bli bättre på att projektleda upphandlingar?
En upphandling genom ett DIS är fortfarande en upphandling (skribenten skriver avrop ovan vilket formellt blir fel). Lite kortfattat gör du en förkvalificering och behöver inte använda avtalsspärr mot att förhandlingsmöjligheten begränsas (DIS-upphandlingar är ett selektivt förfarande).
Notera att jag som skriver jobbar inom verksamhet som tillämpar LUF och vi förhandlar de flesta av våra kontrakt/ramavtal.
En DIS behöver definieras och när den väl är annonserad för ett specifikt område är man skyldig att använda den. Har varit med om att en för brett skriven DIS förstör för vissa verksamheter.
Vidare har vi problematiken med att du inte kan göra ramavtal ur ett DIS utan endast kontrakt vilket är ett problem om du inte har framförhållning i organisationen och bra prognoser. Det blir helt enkelt svårt att göra leveransavtal och det riskerar bli många leverantörer för samma varor/tjänster (OBS! Detta kan även vara positivt men troligen en anledning till att man inte vill använda DIS) samt många upphandlingar varpå arbetsbördan snarare ökar än minskar med ett DIS.
Med ett ramavtal har man heller ingen 10 dagars annonstid, denna är ju redan löst och ingen kan överpröva upphandlingen (avsaknad av avtalsspärr innebär inte att det inte går att överpröva upphandlingen). DIS upphandlingar är ju även direktivstyrda, inte för att det spelar så stor roll egentligen men nuvarande form av 19(a) kap. är bekvämt vid mindre upphandlingar.
Min arbetsgivare har ett antal DIS igång med blandade resultat, men från eget perspektiv är det ingen ”game changer” eller något som nödvändigtvis gör livet som upphandlare enklare. Föredrar personligen kvalificeringssystem då avtalsspärren inte bekymrar mig alltför mycket (och förhandlat förfarande kan användas).
Tack för din kommentar!
-Intressant att få LUF-perspektivet, förstår att det blir mest förhandlat förfarande för er del.
-Vad gäller terminologin så valde jag i artikeln den ”verksamhetsnära” termen avrop som synonym till upphandling, hoppas det blev tydligt och att budskapet gick fram.
-Att kunna tilldela ramavtal inom ett DIS är mig veterligen inte avgjort, det finns argument för och emot, jag länkar längst ner för den som grotta ner sig.
-Arbetsbördan är ett mkt intressant ämne, där vittnesmål från flera europeiska länder (exvis Norge och Estland) beskriver stor minskning av arbetsbördan. Min personliga erfarenhet är tydlig, stor besparing i tid och resurser.
Tilldela ramavtal inom DIS:
https://www.upphandlingsmyndigheten.se/frageportalen/1601258/dynamiska-inkopssystem-ramavtal/
Intressant läsning, att kunna anpassa sig till förändrade behov torde vara nödvändigt i en allt mer föränderlig omvärld, förvånad då över att DIS inte används i en större omfattning. Ser fram emot nästa del.
Kul att du tyckte det var intressant ! Ganska förvånande och lite synd att inte DIS används mer, tror fördelarna skulle blir ännu tydligare om det användes mer, och av fler.
Tack, Linus, för att du har delat med dig med dina tankar. Det ger en också en chans att reflektera. Vi utgår från att människor gör logiska och korrekta bedömningar under tydliga förutsättningar. Lagtolkningar generellt, och offentlig upphandling i synnerhet, är ett sådant område där vi utgår att vi alla läser samma text och förstår den.
DIS beskrivs i LOU som ”inköpssystem för återkommande anskaffning av varor, tjänster eller byggentreprenader som är allmänt tillgängliga på marknaden och har egenskaper som tillgodoser den upphandlande myndighetens behov”. Notera att varje ord i lagen är noggrant utvalt och viktigt. Jag anser att meningen är fundamentalt och missförstått av dem flesta – både upphandlare, advokater och domare.
Förståelse för varje fenomen börjar med att sätta sig i dess definition. Ändå är det uppenbart att nästan ingen har förstått syftet med DIS. Upphandlare verkar helt missa poängen! De ser ett stort hål att krypa igenom och visar långfingret till LOU från andra sidan. Domstolar ser på och verkar tycka det är skickligt att folk kryper genom hålet. Det sparar ju tid, inte minst för domstolarna själva.
DIS är ett trubbigt verktyg behäftat med allvarliga brister utifrån möjligheter till leverantörskvalificeringen, rättssäkerheten, överprövningsmöjligheter. Använder man den så löst som det beskrivs i artikeln (vilket är tyvärr inte ovanligt) så uppstår även problem med transparensen. Godtyckligt förfarande på steroider, så att säga.
Att DIS duger just för allmänt tillgängliga produkter och tjänster är fundamentalt! DIS ska användas för sådant som du kan gå och hitta på marknaden, jämföra enkelt (eftersom priser och specifikationer är allmänt tillgängliga) och sedan köpa in enligt något enkelt kriterium. Glödlampor, spikar, vägsalt… Sådant som förmodligen sitter på lagerhyllan redo att levereras enligt specifikationerna.
Det var aldrig meningen att DIS ska kunna ersätta riktiga offentliga upphandlingar. Vill en upphandlare göra en riktigt leverantörskvalificering och sedan följa upp med kontroll, så duger inte DIS. Har du höga krav på anpassningar, kan offererade varan/tjänsten skilja mycket i kvalitet och du vill göra en riktig utvärdering, vill du utveckla relationer med duktiga leverantörer – då ska du inte bruka/missbruka DIS. DIS är fel verktyg för det!
Det är helt meningslöst att jämföra offentlig upphandling med inköp i privata verksamheter. Privata inköpare kan göra vad dem vill. Har du en firma och vill köpa tjänstebil? Varsågod – köp den i din morsas bilfirma. Det är helt ok. Så är det inte inom offentliga verksamheter. Offentlig upphandling finns till för att säkerställa att inköpen sker på rätt sätt, att inköpen tål granskning, att leverantörer får likvärdig chans att offerera sina tjänster, att offentliga medel används på bästa möjliga sättet.
Tack Björn för ditt inlägg, spännande att läsa dina tankar och jag kan konstatera att DIS väcker känslor ! Jag håller så klart inte med om det du skriver. Jag vet inte vad du har för personliga erfarenheter av DIS, men dina åsikter står i bjärt konstrast till mina.
-DIS passar produkter från hyllan, men även tjänster med varierande krav, och i synnerhet sådant där vissa villkor/krav förändras över tid/behov/geografi, då DIS kan användas med fördel. Jag nämner specifikt krav kring bemanning som jag själv varierat med framgång.
-Inom DIS så görs i allra högsta grad riktig leverantörskvalificering och riktiga utvärderingar, och leverantörsrelationerna utvecklades faktiskt som bäst i de kategorier där jag använde DIS ! Troligtvis eftersom kraven kunde förbättras efter verkliga erfarenheter från riktiga leveranser.
-Håller verkligen inte med om att det meningslöst att jämföra offentligt och privat inköp. Privata inköpare gör ju givetvis inte alls som de vill ! De följer också inköps-processer, tar fram kravspecar, krav på leverantörer, kommersiella villkor, publicerar RFQ/RFI/Underlag, utvärderar anbud, kvalificerar leverantörer, förhandlar villkor, signerar avtal, följer upp leveranser, och dokumenterar det som gjorts.
Vi som har förmånen att jobba inom privata och offentliga verksamheter vet att inköpsarbetet är fundamentalt ganska lika, både i process och genomförande, samt att de båda verksamheterna har mycket att vinna på att våga lära av varandra.
Kul att du tyckte det var intressant ! Ganska förvånande och lite synd att inte DIS används mer, tror fördelarna skulle blir ännu tydligare om det användes mer, och av fler.
Bra Linus!
Givetvis passar inte DIS för allt – men för mycket mer än vad det används idag.
DIS förändrar arbetssätt och det gör ont när knoppar brister. Utmaningen för upphandlare är att behoven från verksamheten kan uppkomma oplanerat vilket belastar upphandlare (det krävs behörighet och kunskap i upphandlingsverktygen och förmåga att utvärdera olika anbud m.m.) vilket kräver att upphandlarna helt plötsligt måste bistå ad hoc i högre grad och oftare när behov kommer. Eftersom systemstöden inte är tillräckligt bra och enkla så kan inte beställarna sköta jobbet själva.
Lite krasst: Då är det kanske roligare som upphandlare att fintänka upphandlingsjuridiska frågeställningar och göra spännande rättsutredningar i månader och sen till slut leverera ett ramavtal som verksamheten klarar av att tillämpa själva.
Riktigt intressant att läsa de som är mot DIS också tycker jag, tack för att ni delar era tankar.
Ser fram emot del 2 Linus.
Allt gott!
Hej Linus, jag håller med att det är bra att syna ämnet från olika håll. Inom arbetsområdet där jag jobbar (typ av bemanning) har DIS användning blivit helt dominerande på några år. Så jag bedömer att min erfarenhet är rätt stor och jag har sett hur tillämpningen av DIS ser ut hos många myndigheter. Jag skriver utifrån vad DIS är och ser ut där ute i min verklighet, inte utifrån vad den skulle kunna vara om alla människor var insatta, logiska och osjälviska varelser.
Det är min tolkning att DIS popularitet beror till stor del på att det är egentligen det ända sättet för myndigheter att ”upphandla enligt LOU” utan att överhuvudtaget utvärdera pris/kostnad. Upphandlingsbranschen har framför allt inte lyckats stävja prisdumpning och strategisk anbudsgivning. Lämnar man dessa två strategier okontrollerade så förstör dem snabbt i alla led på samma sätt som maskrosor tar över trädgården. Jag har viss förståelse för svårigheterna eftersom förvaltningsdomstolar har på ett obegripligt sätt försvårat för myndigheter att värja sig mot oskäligt låga priser (fast oftast får myndigheterna ändå skylla sig själva för ogenomtänkta utvärderingsmodeller).
Den andra anledningen till DIS popularitet är att det är superenkelt för upphandlaren i jämförelse med ett ramavtal. Arbetsinsatsen för upphandlaren kan vara minimal för att sätta upp ett DIS och plötsligt har man ryggen fri (från LOU). Framför allt slipper man den delen där man ska tänka strategisk och analysera samt beskriva de kommande behov. Arbetsinsatsen skjuter man framför sig. Och osäkerheten kring framtida behov får leverantörerna hantera med ett ryck.
DIS sparar knappast tid eller energi om det ska användas på ett korrekt sätt. En del inköp via DIS blir dock väldigt otydliga och orättssäkra – helt enkelt för att det blir så mycket enklare att göra så i DIS och leverantörer får knappast någon möjlighet att kräva förbättring. Jag har inte heller bevittnat den där möjligheten till ständig utveckling av ett DIS i någon större omfattning. DIS sätts upp och generellt håller mycket lägre kvalitet när det gäller tydlighet och transparens än ramavtal. Sedan blir de mer eller mindre statiska. En delförklaring till detta är att DIS ofta föds så att man slipper detaljstyra ett visst upphandlingsområde. Ibland ser man faktiskt att ett avrop från DIS har väldigt speciella anpassade krav. Inte av den goda sorten. Man kan snabbt genomskåda att avropet är specialanpassat för en viss typ av anbudsgivare eller kandidat.
Jag har sett mycket välfungerande ramavtal och även välfungerande DIS inom vårt arbetsområde (jag tror dock att samma gäller inom många andra kategorier). När det inte fungerar så beror det inte på formen utan på upphandlingens utformning. DIS tillåter mer slarv från myndighetens sida och sämre (nästan obefintliga) möjligheter för leverantörer att kräva rättelse. Därav mina reservationer.