Faktum är att avtalsuppföljning är brett och flexibelt – ibland räcker det att skrapa lite på ytan för att få resultat. Men det händer att du oftast måste gräva djupare, tolka inköpsdata och våga ifrågasätta.
Du analyserar, visualiserar och blir en detektiv som Sherlock Holmes på uppdrag att säkerställa avtalskraven i ett förhoppningsvis väl genomarbetat avtal.
Det är bland annat där, i starten, som svårigheten ligger. Att ta steget, våga utmana och behärska förhandlingens konst. På vägen möter du utmaningar av alla slag, både internt och externt. Frågan är: hur hanterar vi dem?
Livsviktig uppgift
När du bestämmer dig för att börja följa upp ett avtal är det inte bara att peka ut en avvikelse. Du behöver också kunna argumentera för varför den är problematisk, bedöma omfattningen och föreslå både åtgärder och långsiktiga lösningar.
Men varför gör vi det här? Är det bara en arbetsuppgift? Nej, i vissa fall är avtalsuppföljning faktiskt livsviktigt. Ja, du läste rätt – livsviktigt.
Tänk dig ett vårdboende som saknar syretuber för att leverantören inte levererat enligt avtal. Eller en fastighet utan ström där elentreprenören inte har rätt kapacitet. Vad händer när en vattenläcka kräver specialkompetens som entreprenören sagt att de har på pappret men i verkligheten är certifikatet förfalskat?
Lägg därtill byggprojekt som plötsligt stannar av efter upptäckta avvikelser. Vad händer med pensionären som halkade på isen för att halkbekämpningen inte initierades i rätt tid? Det ekonomiska ansvaret är likväl viktigt – överfaktureringar, ej tillåtna kostnader och undermålig kvalitet kan snabbt få budgetar att brista.
Säkerställer att kraven efterlevs – i tid
Listan på exempel kan göras lång, men slutsatsen förblir densamma. Vi följer upp för att säkerställa att avtalskraven efterlevs innan incidenter inträffar – inte efter. När problemen dyker upp ska vi kunna lita på att vår leverantör står redo med rätt kompetens.
En upphandling handlar inte bara om att skriva ett avtal och betala för en tjänst eller vara. Som beställare har vi åtaganden precis som leverantören har. Och i våra åtaganden är uppföljning en central del.
Så är avtalsuppföljning enkelt? Mer sällan än alltid. Men är det värt det? Absolut. För detta är inte bara en fråga om skyldigheter på pappret. Det är en moralisk plikt gentemot samhället vi verkar i. Ett samhälle som varje dag sliter för att barnen ska få rätt utbildning, vägarna ska vara säkra och de äldre och sjuka ska få vård i världsklass.
Samhälle att lita på
Du som följer upp avtalskraven är en nyckelperson i detta maskineri. Du säkerställer att avtalen fungerar och lever upp till den kvalitet som behövs för att samhället ska kunna rulla på.
Och kom ihåg, både beställare och leverantör är en del av samhället. Tillsammans, likt goda grannar, bidrar vi till ett harmoniskt grannskap där rättvisa och ansvar är grunden för vårt samarbete.
Så är avtalsuppföljning enkelt? Nej, det kräver både skärpa, mod och uthållighet. Men varje gång du löser ett problem eller förbättrar en process, bidrar du till att bygga ett samhälle som vi alla kan lita på. Och det om något är väl värt att sträva efter?
Arian Dushku,
Avtalscontroller
Lunds kommun
Tack för en bra artikel. Jag arbetar själv som upphandlare i offentlig sektor och anser att detta ämne kan nog aldrig tillräckligt belysas.