”Arbetsledare”, ”platschef”, ”senior”, ”junior”, ”projektledare”, ”uppdragsansvarig”, ”teamledare” och ”manager” är bara några exempel på de yrkesroller som förekommer när man till exempel upphandlar tjänster eller konsulter. Dessa begrepp är enkla att relatera till då de förekommer vid många olika typer av upphandlingar.
Det som är intressant med dessa begrepp är att deras innebörd vid en första anblick kan kännas som uppenbara, men detta kan snabbt kullkastas när man frågar olika personer i olika positioner och med olika erfarenheter vad som menas med begreppen.
Om för upphandlingen relevanta yrkesroller inte är tydligt definierade i upphandlingsdokumenten så kan man utgå ifrån att det åtminstone finns lika många tolkningar av begrepp som det finns anbudsgivare i den aktuella upphandlingen.
För att undvika att det uppstår begreppsförvirring i en upphandling bör den upphandlande myndigheten så långt det är möjligt försöka förklara och förtydliga de olika begreppens innebörd.
Frågorna kring innebörden av begreppen uppkommer under flera olika faser i upphandlingen. Först uppkommer frågor när den upphandlande myndigheten ska utforma upphandlingsdokumenten. Det som är helt självklart för den som beställer en upphandling är kanske inte lika självklart för den som sitter på en central upphandlingsenhet hos den upphandlande myndigheten eller är en extern upphandlingskonsult.
När upphandlingen väl har kommit ut på annons så uppkommer nästa situation för tolkning av de olika begreppen, nämligen när anbudsgivarna läser upphandlingsdokumenten. Anbudsgivarna funderar då på om de kan anses uppfylla de olika kraven som ställs på de olika begreppen.
När anbuden är inlämnade så måste den upphandlande myndigheten på nytt reflektera och fundera över begreppen när de ska kvalificera anbuden och utvärdera dem.
När tilldelningsbeslutet har meddelats så uppkommer nästa situation där en bedömning av begreppen görs, när anbudsgivarna nagelfar och granskar konkurrenternas anbud för att kontrollera så att det, eller de, vinnande anbuden uppfyller samtliga krav i upphandlingen.
Om någon anbudsgivare anser att begreppen inte har tillämpats på ett korrekt sätt och ansöker om överprövning så uppkommer nästa situation där begreppen på nytt ska tolkas och granskas av domstolen.
För att försöka undvika att det uppkommer begreppsförvirring bör den upphandlande myndigheten vara tydlig med vad som avses med de olika begreppen.
Nu går det givetvis inte att till fullo definiera samtliga de begrepp som förekommer i en upphandling, det hade medfört att upphandlingsdokumenten blev onödigt omfattande.
Men man bör i vart fall fokusera på att identifiera de begrepp som är avgörande för kvalificeringen och utvärderingen i upphandlingen. När dessa har identifierats bör man som upphandlande myndighet fundera över vilken innebörd begreppen har, dels generellt och dels i den aktuella upphandlingen.
Det kan ju mycket väl förekomma situationer då man vill använda sig av ett begrepp som ”normalt sett” eller enligt en viss definition skulle ges en annan innebörd än den som den upphandlande myndigheten anser ska gälla i just en specifik upphandling.
När den upphandlande myndigheten är klar över vilken innebörd begreppet ska ha bör man så långt det är möjligt försöka hänvisa till olika standarder eller skrivningar där begreppen finns definierade. Eller om man för en specifik upphandling vill frångå en officiell definition så bör den upphandlande myndigheten vara tydlig med att redovisa den innebörd som ska gälla för den aktuella upphandlingen.
Som anbudsgivare bör man också fundera över och identifiera de relevanta begreppen i upphandlingen när man går igenom upphandlingsdokumenten inför att man ska lämna ett anbud.
Används begrepp som normalt sett inte förekommer vid den aktuella typen av upphandlingar, saknas det definitioner eller känns de angivna definitionerna främmande?
Om så är fallet bör man som anbudsgivare ställa frågor kring begreppen till den upphandlande myndigheten. På så vis kan man undvika att få en obehaglig överraskning i form av ett förkastat anbud med motiveringen att man inte har uppfyllt samtliga krav i upphandlingen.
Om angivandet och definitionerna av de olika begreppen hanteras på korrekt sätt så kan mycket problematik förebyggas så att det inte blir ett problem, vare sig för den upphandlande myndigheten eller för anbudsgivarna. Det gäller dock att alla aktörer tar sitt ansvar för att undvika att begreppsförvirring uppstår.
Juristpanelen
Är du sugen på att fördjupa dig inom offentlig upphandling av entreprenader? Upphandling24 arrangerar en populär kurs för dig oavsett om du redan arbetar som entreprenadupphandlare eller om du är upphandlare inom andra områden. Läs mer här!
Kommentatorerna ansvarar för sina egna kommentarer